O setor de compras é responsável pelo abastecimento de todas as matérias primas e equipamentos necessários para o andamento da obra. É deste setor que vem as negociações pelos melhores preços e quantidades certas dos materiais para cada etapa da construção.
É muito mais do que simplesmente fazer compras em um mercado – é ter visão analítica e estratégica para que todos os mantimentos estejam no lugar certo e na hora certa. Além disso, é de responsabilidade deste setor, também, garantir que o orçamento e o prazo da obra estejam em dia, sem atrasos por falta de algum material e nem desperdícios.
Como você pode imaginar, é um trabalho complexo e que demanda muita atenção e disciplina. Por isso, neste artigo, iremos explorar melhor essa área tão importante para a Construção Civil, trazendo dicas úteis para que você possa aplicar no dia a dia.
Boa leitura!
Entendendo como funciona o setor de compras
O setor de compras é responsável por garantir que uma empresa de Construção Civil tenha todos os materiais e equipamentos necessários para a execução das obras, no momento certo e com o melhor custo-benefício.
Ou seja, além de apenas adquirir insumos, essa área também desempenha um papel estratégico, alinhando os interesses da construtora com os dos fornecedores a fim de chegar a um denominador comum que vá agradar a todos.
Para entender como funciona o setor de compras, podemos dividi-lo em quatro funções primordiais:
- Manutenção do estoque: o setor garante que o estoque de materiais esteja sempre abastecido de acordo com o cronograma da obra. Isso evita atrasos por falta de insumos e garante que a execução siga conforme o planejamento.
- Contratação de mão de obra terceirizada: além de comprar materiais, o setor de compras também gerencia a contratação de empreiteiros e prestadores de serviços terceirizados, muitas vezes fundamentais para etapas específicas do projeto.
- Prevenção de falta ou excesso de materiais: um planejamento adequado do setor de compras também permite antecipar a necessidade de materiais, evitando a falta dos insumos ou o desperdício dos mesmos, que pode atrapalhar o orçamento.
- Controle de custos: o setor de compras também deve buscar evitar despesas extras com compras emergenciais ou compras acima do preço esperado, garantindo que os custos se mantenham dentro do orçamento previsto.
Com uma boa gestão, o setor de compras é capaz de assegurar o equilíbrio entre custos, prazos e qualidade da obra, evitando desperdícios e imprevistos. Assim, contribui diretamente para o bom andamento da construção e para a rentabilidade dos projetos.
A importância do setor de compras
A importância do setor de compras na Construção Civil vai além de negociar melhores preços e adquirir materiais; está ligado à capacidade de manter o fluxo constante de suprimentos, garantindo que cada etapa da obra seja cumprida dentro do prazo e do orçamento previstos.
No entanto, nada é tão simples assim. Como outras, essa área também enfrenta diversos desafios que, se não forem resolvidos de maneira eficaz e antecipadamente, podem acabar comprometendo o andamento da obra.
Um dos principais problemas é a flutuação de preços dos materiais de construção, que varia muito de acordo com o mercado, sazonalidade e outros fatores econômicos. Se o setor de compras não conseguir antecipar essas oscilações e/ou fazer uma boa negociação, o custo final da obra pode aumentar consideravelmente.
A gestão de prazos e disponibilidade de fornecedores também é outro ponto crítico. Atrasos na entrega de materiais ou equipamentos podem acabar paralisando a obra, fazendo com que, muitas vezes, a interrupção no cronograma gere prejuízos para a construtora ou incorporadora.
Para evitar esses prejuízos que a qualidade dos materiais também deve ser levada em consideração. Produtos de baixa qualidade, seja por falta de análise ou pressão para reduzir custos, podem gerar retrabalho e impactar diretamente a durabilidade e segurança da obra (isso sem contar o investimento, que muitas vezes precisa ser refeito).
Esses são apenas alguns dos percalços enfrentados pelo setor e que fazem desta área tão importante para a Construção Civil. Como você vê, profissionais que atuam nesse ramo precisam estar constantemente alinhados às necessidades do projeto, buscando soluções estratégicas para mitigar esses desafios e alcançar o sucesso da obra.
Como otimizar o setor de compras na Construção Civil
Quanto mais otimizados forem os processos no setor de compras, melhor para a empresa! Assim fica mais fácil atingir maior eficiência, controle de custos e pontualidade no fornecimento de materiais e serviços. Com as etapas bem estruturadas, a empresa pode evitar desperdícios e atrasos, além de melhorar a gestão de recursos e fornecedores.
Confira algumas dicas que selecionamos para você.
1. Planejamento de compras integrado ao cronograma de obras
Um planejamento de compras alinhado ao cronograma da obra é um dos principais passos para garantir que os materiais e equipamentos necessários estejam disponíveis no momento certo.
Integrando essas duas soluções, fica mais fácil evitar compras emergenciais, por exemplo, que geralmente resultam em custos mais elevados e prazos apertados. Além disso, essa prática contribui para a antecipação das necessidades, permitindo negociar melhores condições com os fornecedores.
2. Negociação contínua com fornecedores
Manter um relacionamento sólido e duradouro com os fornecedores é uma ótima estratégia para conseguir melhores preços, prazos de pagamento e condições de entrega.
Negociações frequentes podem ajudar a empresa a se beneficiar de descontos por volume ou fidelidade, por exemplo, e também evita atrasos nas entregas. Tenha uma lista de fornecedores confiáveis e com capacidade de suprir a demanda em momentos críticos a fim de impulsionar a continuidade das obras.
3. Monitoramento de estoque em tempo real
O gerenciamento de estoque é um dos pontos mais importantes, e evita dois problemas comuns: a falta de materiais, que pode paralisar a obra; e o excesso, que gera desperdícios e sobrecarga financeira.
Utilize ferramentas que ofereçam monitoramento em tempo real do estoque para que o setor de compras tenha uma visão clara das quantidades disponíveis. Um sistema integrado pode alertar sobre a necessidade de reposição antes que os níveis críticos sejam atingidos.
4. Avaliação constante da qualidade dos insumos
A qualidade dos materiais adquiridos está diretamente ligada ao desempenho e à durabilidade da construção. Por isso, é importante que o setor de compras mantenha um controle rigoroso sobre a qualidade de tudo aquilo que chega para a obra, realizando inspeções frequentes dos produtos recebidos.
Além de garantir que os materiais atendam às normas técnicas exigidas, esse processo também previne retrabalhos, atrasos e custos adicionais com substituições ou manutenções precoces. Sem contar a segurança dos trabalhadores que, se tratando dos EPIs, por exemplo, fica em risco se for constatada a má qualidade.
5. Análise de compras passadas
Analisar o histórico de compras também pode fornecer informações valiosas para otimizar futuros processos. A análise de dados como volume de materiais, frequência de aquisição e flutuação de preços ajuda a identificar padrões e oportunidades de melhoria.
Com base nessas informações, a empresa pode ajustar os períodos de compra para aproveitar melhores preços, devido à sazonalidades, ou realizar compras maiores de materiais que costumam sofrer mais oscilações de valor.
6. Software de gestão
Por fim, para otimizar ainda mais o setor de compras, é importante utilizar um software de gestão integrado. Ferramentas como essa possibilitam a integração entre o setor de compras e outras áreas, como o financeiro, o controle de estoque e o planejamento.
Isso permite uma visão global e centralizada dos processos, facilitando a tomada de decisões, o monitoramento de custos e a gestão de recursos, além de evitar falhas de comunicação entre as equipes.
Conclusão
Se você chegou até aqui, já deve ter ficado claro como funciona o setor de compras em uma empresa da Construção Civil. As responsabilidades envolvidas nesta área vão muito além da simples compra de insumos, envolvendo também toda a gestão de estoque, negociação com fornecedores, controle de custos para o orçamento e muito mais.
Por este motivo que a boa gestão nesse setor acaba impactando todas as demais áreas da obra. Desde o andamento da construção e acompanhamento do cronograma, tudo a fim de evitar desperdícios, custos desnecessários e a necessidade de interrupção das atividades, seja por falta de materiais ou por materiais de má qualidade.
Seguindo passos como os que descrevemos aqui, é possível gerar ótimos resultados para evitar erros que possam prejudicar o andamento da obra. Fazendo com que, assim, o orçamento ou prazo da construção não sejam extrapolados.
A melhor notícia é que hoje em dia, com o avanço da tecnologia, cada vez menos erros estão acontecendo no setor, já que existem ferramentas que automatizam boa parte dos processos. Dessa forma, os trabalhadores podem focar em atividades mais importantes enquanto os softwares ficam com o trabalho mais operacional e repetitivo.
