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Comprador precisa confiar em seus fornecedores

Veja como é necessário, além, de saber comprar, saber escolher o melhor fornecedor para o seu empreendimento.
Engenheiro de obras em uma casa de materiais de construção.

Entre os principais requisitos de um bom comprador está conhecer as especificações e os jargões dos materiais de construção que estão sendo comprados de seus fornecedores.

“Um dos grandes problemas de compras especializadas é o diálogo entre comprador e fornecedor ser feito na mesma linguagem. Termos técnicos são, frequentemente, substituídos por apelidos dados aos materiais de construção”, explica o professor Paulino Graciano Francischini, do Departamento de Engenharia de Produção da Fundação Vanzolini – Poli-USP.

É comum, também, a substituição de materiais especificados por outros – decisão que deve ser aprovada por um engenheiro responsável. A recomendação do professor é comprar sempre de fornecedores qualificados.

“O menor preço pode sair caro se o material for de qualidade ruim, gerando retrabalho, redução da durabilidade, uso de maior quantidade para compensar a baixa qualificação, além de afetar o pós-venda”.

A construção civil é muito influenciada por intempéries, o que causa mudanças no cronograma e na necessidade de materiais. “Assim, é imprescindível conferir se os itens chegaram na data correta, sem atrasos ou com adiantamentos excessivos, já que não há espaço para estoque no canteiro de obras”, afirma o professor.

A atualização constante é outro fator preponderante para o profissional da área de compras. “Novos materiais são lançados com frequência no mercado. É importante se informar para manter o contato adequado com os fornecedores”, diz.

Grande parte dos processos de compra e venda é feita via web. Ter capacitação em informática, sabendo operar adequadamente formulários eletrônicos aumenta a produtividade.

Assim como o domínio de língua estrangeira como o inglês e o espanhol, que permite a possibilidade de contato com maior número de vendedores.

Compras por materiais ou projetos

O menor preço pode sair caro se o material for de qualidade ruim, gerando retrabalho, redução da durabilidade, uso de maior quantidade para compensar a baixa qualificação, além de afetar o pós-venda. ”

Normalmente, as construtoras organizam o trabalho da área de compras e suprimentos por tipos de materiais ou por projetos. De acordo com Francischini, as principais vantagens da divisão por materiais são proporcionar maior especialização do comprador quanto ao produto comprado e contato com os fornecedores do material, o que facilita a troca de informações e resoluções de problemas de fornecimento.

“Geralmente esse método é utilizado para compra de materiais em grandes volumes como cimento, agregados, areia e aço ou compras centralizadas da construtora.

Ele permite negociação de preços menores com o fornecedor. Mas é necessário ter um processo adicional de distribuição dos materiais pelas obras, que pode ser próprio ou terceirizado”, esclarece Francischini. Outra vantagem da compra por materiais é que ela permite o estabelecimento de parcerias entre comprador e fornecedor.

“Os contratos são elaborados com prazo mais longo e a operacionalização é feita com facilidade. Podem incluir cláusula de exclusividade no fornecimento do material, o que fideliza o cliente e colabora com o comprador”.

Quando a área de compras é dividida por projeto, de acordo com o professor, o comprador tem que lidar com maior variedade de itens, o que não permite especialização do material comprado.

“Esse método, geralmente, é utilizado para a compra de materiais específicos de determinada obra ou em pequenos volumes, dificultando a negociação de preço e parcerias”.

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Entrega dos produtos

Para evitar que o momento da entrega dos produtos não atrapalhe o dia a dia da obra com atrasos e estocagem por longo período, Francischini alerta para a compra com fornecedores qualificados.

“É importante a avaliação frequente do cumprimento de prazo e qualidade dos produtos. Quando necessário, desqualifique fornecedores com performance baixa”. O planejamento adequado também é fundamental, pois evita a mudança constante do cronograma de entrega.

“Alterações repentinas atrapalham o PCP – Programação e Controle de Produção – do fornecedor. Ele não pode faturar o produto já pronto e ainda tem que encontrar espaço para guardar no estoque”, diz o professor. Deixar o local para estoque e o acesso adequados para a descarga do produto colaboram nesse momento.

“É ruim quando o canteiro não consegue receber o material ou precisa de esforço adicional para fazê-lo chegar ao local de aplicação. O gerente da obra também tem que cumprir os prazos. Os materiais que exigem descarregamento imediato e não o são porque o ponto de aplicação – formas, lajes, paredes, baldrames – não está pronto, faz com que o veículo tenha que ficar parado, esperando a liberação do local”.

Atenção redobrada em certos fornecedores

É importante a avaliação frequente do cumprimento de prazo e qualidade dos produtos. Quando necessário, desqualifique fornecedores com performance baixa. ”

Existem alguns produtos que precisam de mais atenção no momento de comprar. De acordo com Francischini, materiais classe A são poucos, mas representam cerca de 80% do valor comprado.

“A negociação de preço deve ser muito bem feita e os contratos de fornecimento bem elaborados, com penalizações por descumprimento de prazos e qualidade”.

Materiais que requerem especificações técnicas precisas ou que contenham tecnologias não utilizadas anteriormente pela empresa, devem ser adquiridos por comprador devidamente instruído por engenheiro especializado.

“Seria melhor que o próprio engenheiro fizesse a compra técnica e deixasse negociações de preço e prazo para o comprador”, completa.

No caso de compras emergenciais, a existência dessa situação denuncia que o planejamento foi mal feito ou o fornecedor não é qualificado.

“Essa negociação permite o aparecimento de acordos extraoficiais entre comprador e fornecedor”. E existem os materiais críticos que são aqueles que podem afetar a segurança do empreendimento, a qualidade – durabilidade, estética, qualidade percebida pelo cliente – e o cumprimento do prazo.

Fornecedores

A seleção e avaliação dos fornecedores podem ser feitas de várias maneiras. “A autoavaliação é feita por meio de questionário preenchido pelo próprio fornecedor. Por meio, por exemplo, de balanço patrimonial e DRE – Demonstração do Resultado do Exercício – que evidencie a situação financeira; os registros de treinamento, cartas de CEP, que demonstram o controle do processo, entre outros”, comenta o professor.

Outra forma de analisar o fornecedor é através do histórico da empresa. “Por exemplo, lotes devolvidos por qualidade, entregues com atraso, entre outros. Se os valores ultrapassarem os limites estabelecidos, o fornecedor deve ser advertido e, se necessário, desqualificado”. Para materiais críticos, recomenda-se a auditoria de avaliação.

“A empresa envia auditores qualificados, que podem ser próprios ou terceirizados, para verificar a aderência do sistema da qualidade do fornecedor com as normas requeridas. É uma auditoria rigorosa que permite diagnosticar se o processo produtivo do fornecedor consegue repetitividade para fornecer os materiais produzidos dentro das especificações de qualidade e prazo”, explica.

Existe ainda a auditoria de certificação, que é obrigatoriamente feita por empresa terceira, acreditada por órgão competente, geralmente o INMETRO, que fornece um certificado de validade temporária, de que o sistema da qualidade do fornecedor está aderente a uma determinada norma de referência.

“E há o produto com certificação compulsória ou voluntária. São determinados itens da construção civil que devem ser auditados e certificados por órgão competente, verificando se o produto do fornecedor possui esta certificação se requerido”, diz Francischini.

Se a empresa estiver adequada, de acordo com ele, o comprador deve oferecer um contrato de longo prazo para o fornecedor ou parceria, com ou sem exclusividade de fornecimento.

“No entanto, isso não exclui a necessidade de avaliação do cliente com frequência adequada”.

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Redação AECweb / Construmarket


Colaborou para esta matéria

Paulino Graciano Francischini – Graduado, mestrado e doutorado, em 1980, 1990 e 1996, respectivamente, em Engenharia de Produção pela Universidade de São Paulo.

Atualmente é professor do Departamento de Engenharia de Produção da Escola Politécnica da Universidade de São Paulo nas áreas de Projeto da Fábrica, Lean Manufacturing e Lean Service. Instrutor do Curso de Especialização em Administração Industrial, coordenador do Curso de Especialização em Administração de Serviços e consultor na área de Administração da Produtividade da Fundação Carlos Alberto Vanzolini. Diretor da HN Consultoria Empresarial.

Tem experiência em implantação de ferramentas de Lean Manufacturing (Kanban, SMED, célula de manufatura etc.), Lean Service, Lean Service for Public Sector e em Gestão por Indicadores de Desempenho.

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