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Controle do sistema de compras

O controle do sistema de compras é essencial para gerar economia em seu empreendimento.
Um desenho de um homem fazendo a logística e com isso ganhando tempo.

Normalmente, a função de suprimentos em construtoras é medida em termos da economia gerada – saving – para o empreendimento, bem como, em relação ao prazo das aquisições e o controle do sistema de compras.

Estes dois indicadores, de acordo com a engenheira Tathyana Moratti, coordenadora de pós-graduação do curso Gestão Estratégica de Suprimentos na Construção Civil da instituição Wpos, auxiliam as construtoras a atingirem os resultados esperados, uma vez que os empreendimentos são caracterizados por estouros de orçamento e atrasos de cronograma.

“Para aquelas construtoras que possuem a certificação ISO 9000, também é comum se avaliar o desempenho dos fornecedores, pois além de ser um requisito dessa norma, é importante que a área de suprimentos saiba se os fornecedores contratados forneceram os materiais ou executaram os serviços conforme a necessidade”, ressalta. 

O principal objetivo ao realizar as avaliações de desempenho da área de suprimentos é fazer com que ela contribua para o resultado final da construtora e corrija eventuais erros de processo, por meio do controle de indicadores e da melhoria contínua.

“Como objetivos secundários podemos citar o pagamento de bonificações aos integrantes da equipe, caso as metas sejam atingidas, além da identificação dos pontos fortes e fracos de cada comprador”, explica Moratti.

Muitas vezes, a área de suprimentos quer mostrar o seu trabalho somente em termos da negociação, o que também é válido. Porém, para alcançar os resultados da empresa é necessário verificar o quanto se conseguiu reduzir em relação ao orçamento. ” Tathyana Moratti

Avaliação semestral

A avaliação e o controle do sistema de compras devem ser feitos mensalmente, para que se consiga corrigir alguma falha o mais cedo possível.

Porém, caso essa periodicidade não seja alcançada, a engenheira recomenda que a avaliação não deva passar de semestral, sendo executada, pelo menos, duas vezes ao ano.

“Esta medição de indicadores pode ser realizada pela própria área de suprimentos, desde que feita por profissional isento do processo de compras. Em outros setores da economia, é comum haver uma área chamada ‘Inteligência de Compras’, que, além de medir os indicadores da área de suprimentos, é responsável pelo acompanhamento dos índices de mercado e demais atividades, que podem ser comparadas à inteligência de mercado, realizada pela área de marketing”, afirma.

Tathyana Moratti comenta que a medição da economia gerada – saving – é falha, quando mede somente o esforço da negociação. Ou seja, quanto o comprador conseguiu de barganha com o fornecedor. Pois, por mais que o comprador tenha se esforçado, se não foi atingido o valor de orçamento, a construtora está perdendo dinheiro.

“Muitas vezes, a área de suprimentos quer mostrar o seu trabalho somente em termos da negociação, o que também é válido. Porém, para alcançar os resultados da empresa é necessário verificar o quanto se conseguiu reduzir em relação ao orçamento”, enfatiza.

Outra forma de a área de suprimentos se enganar é em relação ao prazo. “Se a aquisição foi realizada após a data da necessidade na obra, mesmo que haja problemas de especificação, não adianta dizer que a área comprou dentro do prazo porque recebeu a especificação ontem e tem 30 dias para comprar. É lógico que deve haver especificações claras e prazos padrão para se realizar a compra, porém, se não houver uma medição com isenção e transparência, sem que as áreas queiram somente se defender por meio de indicadores, a construtora terá prejuízos e atrasos. Os indicadores estarão com sinal verde mostrando que a área está cumprindo sua função, o que no bottom line não é real”.

Com a medição correta dos indicadores há a possibilidade de se verificar onde estão os pontos a melhorar e estabelecer planos de ação em busca de melhorias. ” Tathyana Moratti

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Mais qualidade no sistema de compras

Com a realização da avaliação e controle do sistema de compras é possível afirmar que, normalmente, ocorrem melhorias em relação à qualidade, preço e prazo de entrega dos materiais. “Podemos fazer essa afirmação. Com a medição correta dos indicadores há a possibilidade de se verificar onde estão os pontos a melhorar e estabelecer planos de ação em busca de melhorias”, diz a coordenadora.

A análise e controle do sistema de compras envolvem a relação comprador x fornecedor. “Dado que a função suprimentos é responsável por realizar a interface entre a construtora e seus fornecedores, é impossível separar o controle de indicadores da relação comprador x fornecedor. Para se obter melhores preços, prazos e qualidade, a construtora depende de seu fornecedor. Um comprador não conseguirá obter um bom desempenho em economia gerada – saving –, sem que consiga se relacionar com o fornecedor e obter bons descontos. Também não conseguirá adquirir produtos com qualidade, se não se comunicar bem com o fornecedor e realizar a aquisição dos itens conforme os requisitos da obra”, afirma Moratti.

Baixe aqui um guia de melhores práticas na gestão de suprimentos da construção civil.


Redação AECweb / Construmarket


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Colaborou para esta matéria

Tathyana Moratti – Possui graduação em Engenharia Civil pelo Centro Universitário da FEI, pós-graduação em Logística na mesma instituição, e mestrado em Engenharia Civil pela Universidade de São Paulo (USP).

Atualmente é coordenadora de pós-graduação em formato EAD na instituição Wpos, sendo o objetivo do curso a capacitação em gestão estratégica de suprimentos na construção civil.

Tem experiência na área de suprimentos, atuando nos seguintes temas: strategic sourcing, melhoria de processos, negociação, avaliação de fornecedores, ferramentas de TI e sustentabilidade.

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