A gestão de aquisições pela área de compras e suprimentos deve ser conduzida por uma política de integração com o gerenciamento de projetos. Para o professor Valdir Barreto Andrade Filho, diretor da Agon Consultoria, grande parte das construtoras falha nesse aspecto. “Normalmente, a área de compras tem um processo independente e bem definido na estrutura das construtoras. Por outro lado, a gestão de projetos vê essa área como quase um fornecedor externo, embora integre a organização”, alerta.
Considerando que a atividade de suprimentos é estratégica para o resultado do empreendimento e do negócio, o ideal é que seja entendida pela gerência de projetos como mais uma das verticais técnicas que deverão ser engajadas no projeto. E não simplesmente um departamento a quem é encaminhada uma lista de itens a comprar. “Isso é ruim porque impede as sinergias que poderiam ocorrer entre os vários projetos realizados simultaneamente pela empresa. E, ainda, dificulta que as compras sejam mais afinadas com os prazos, os custos e a qualidade que o projeto exige”, afirma.
De acordo com Andrade Filho, outro aspecto da boa gestão de aquisições e de sua relação com o gerenciamento de projetos é a relevância dos contratos diante da crescente complexidade dos projetos de construção. “Antigamente, construir significava apenas erguer o prédio ou a obra de arte. Agora, há questões como a ambiental e social; a tecnológica que envolve, por exemplo, prédios inteligentes; e a sustentável, que promove prédios que terão, em sua operação, a menor pegada de carbono possível. Daí que os contratos precisam evoluir para enfrentar tal complexidade”, diz.
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GOVERNANÇA
Esse nível de integração está nas mãos da governança da organização, que deve criar condições para que esse ambiente se estabeleça. “Reafirmo que compras e suprimentos deve ser entendida como área técnica, assim como a de engenharia e a de obras. É essencial que caminhe junto com a gestão de projetos para que o empreendimento ocorra da melhor maneira possível. Sem essa diretriz da construtora, a tendência é que exista o afastamento”, recomenda o consultor.
Ele lembra que, em empresas de menor porte, pelo fato de os profissionais estarem fisicamente mais próximos, praticamente inexiste distanciamento entre as duas áreas.
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CONSEQUÊNCIAS
O primeiro resultado negativo da gestão de aquisições distanciada do projeto é que a área de compras acaba atuando “de maneira commoditie”. Ou seja, limitando-se a cotar e decidindo pelo menor preço. “Mas nem sempre o menor preço é o melhor custo-benefício ou vai atender bem o projeto. Essa questão pode gerar retrabalho e deficiências na qualidade do produto final”, ressalta Andrade Filho.
Normalmente, a área de compras tem um processo independente e bem definido na estrutura das construtoras. Por outro lado, a gestão de projetos vê essa área quase como um fornecedor externo Valdir Barreto Andrade Filho
Por outro lado, o forte vínculo do pessoal de compras com o mercado, com as novidades tecnológicas e negociais podem ajudar a área técnica da construtora a fazer a melhor escolha em custo-benefício. “Há, ainda, o fato de as organizações estarem especializando os profissionais de compras”, diz, citando o case de construtora que mantém dois especialistas em suprimentos de tecnologia da informação (TI).
O segmento de TI exige expertise muito além da especificação e responde diretamente às necessidades de projetos de construção sustentável. Um exemplo simples pode ser dado a partir do caso dos elevadores inteligentes, que colaboram com a eficiência energética do edifício. “Se a construtora não tiver um profissional de compras que conheça os sistemas computadorizados desses elevadores para oferecer ao cliente um produto melhor, o critério de aquisição será pelo equipamento mais simples, mais barato e talvez do fornecedor mais usual”, observa.
A especificação técnica, por mais preparada que seja, não substitui o contato pessoal e a relação de confiança entre as áreas de gestão de projetos e de compras e suprimentos. “Até mesmo a elaboração do documento será mais simples, porque será feita a quatro mãos e de forma dinâmica”, diz.
Reafirmo que compras e suprimentos deve ser entendida como área técnica, assim como a de engenharia e a de obras Valdir Barreto Andrade Filho
GERENCIANDO AQUISIÇÕES
A responsabilidade pela gestão de aquisições para o projeto deve ser compartilhada entre os gerentes de projetos, de compras e suprimentos e de contratos. “Dependendo do empreendimento, a compra terá grande peso técnico e financeiro. Um bom exemplo é a aquisição de geradores para uma obra de hidrelétrica, que pede um contrato bastante detalhado. Portanto, é preciso que tenha alguém fazendo a gestão do contrato e sob a regência do gerente de projetos, ou ambos trabalhando em parceria”, ensina Andrade Filho.
É importante, porém, que exista uma regra de governança na organização definindo essas atribuições. Isso se torna mais efetivo quando a empresa mantém uma diretoria de Supply Chain, fazendo com que a área de projetos interaja o mais fortemente possível com as de compras e de contratos. “A diretriz deve ser dada pela governança. Do contrário, cada gerência terá maior ou menor interação, de acordo com sua forma de pensar e com o calor do momento”, conclui o consultor.
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Redação AECweb / Construmarket
Colaboração técnica
Valdir Barreto Andrade Filho – Engenheiro eletrônico e mestre pela Unicamp, certificado Microsoft Project Blue Belt, em 2006. Diretor da Synapse Tecnologia, desde 1987, e diretor da Ágon Consultoria, desde 1999. Realizou consultoria em gerenciamento de projetos e implantou o MS-Project em diversas empresas de grande e médio porte.
Professor convidado para cursos de pós-graduação em gerenciamento de projetos na FGV; Fundação Instituto de Administração (FIA); Fundação Dom Cabral; Facamp; Faculdades Doctum; Ibmec; e Universidade São Camilo. Coordenador do curso de pós-graduação em gerenciamento de projetos da Sustentare Escola de Negócios – Joinville.