Indicadores de compras: os principais KPIs para acompanhar o desempenho na Construção Civil

Conheça os principais indicadores de compras e como aplicá-los para aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar o desempenho nas obras. 

A área de compras na Construção Civil sofre com a falta de dados estruturados e controle eficiente. Esse cenário compromete a agilidade nas decisões, enfraquece o poder de negociação com fornecedores e aumenta os riscos de atrasos e estouros de orçamento nas obras. 

Depender apenas da experiência do comprador, sem indicadores claros, limita o desempenho do setor. Informações confiáveis são fundamentais para garantir abastecimento no prazo, evitar retrabalhos e manter a obra dentro dos custos planejados. 

Este artigo apresenta os principais KPIs que gestores e coordenadores de suprimentos podem adotar para monitorar e melhorar a performance das compras. São métricas práticas, com impacto direto na produtividade da obra e na rentabilidade do empreendimento. 

Com uma gestão baseada em indicadores, o setor de compras se torna mais estratégico, os processos ganham previsibilidade e a performance da obra evolui com mais consistência. A seguir, veja como transformar dados em decisões inteligentes. 

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O que são indicadores de compras e por que eles são importantes na Construção Civil?  

Indicadores de compras, também chamados de KPIs (Key Performance Indicators), são métricas que permitem medir o desempenho do setor de suprimentos em diferentes aspectos da operação. No contexto da Construção Civil, esses dados ajudam a identificar gargalos, avaliar a eficiência dos processos e garantir que os materiais e serviços estejam disponíveis conforme as necessidades da obra. 

Compras impactam diretamente o andamento do projeto. Um pedido feito com atraso, um fornecedor que falha na entrega ou uma especificação mal interpretada podem comprometer o cronograma de compras e o orçamento da construção. Por isso, acompanhar indicadores é indispensável para ter mais previsibilidade e controle. 

É imprescindível que as construtoras façam, na área de compras e suprimentos, o diagnóstico do setor e utilizem os indicadores gerenciais. “Sempre foi essencial. Mas em momentos em que o mercado está mais sensível, identificar falhas e possibilidades de melhorias na área de suprimentos pode ser determinante para a redução de despesas.  

Conhecer as situações que estão exigindo maior energia dos profissionais de suprimentos pode alertar para fragilidades nos processos internos da empresa, como também para dificuldades com os fornecedores. Identificar que determinado fornecedor não está conseguindo honrar as entregas programadas, em relação a quantidade e prazos, pode ser um alerta para a incapacidade de atendimento, exigindo a busca por novos parceiros”, comenta Rosana Leal, engenheira civil e consultora. 

De acordo com a engenheira, as principais vantagens da utilização do diagnóstico do setor de compras e indicadores gerenciais é ter a clareza nas definições de ações para corrigir o processo de suprimentos. “Outro benefício que pode ser adquirido a partir dessa prática é a definição de remuneração diferenciada, com bônus e premiações a partir do cumprimento de metas pré-estabelecidas”. 

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Quais os principais KPIs da área de compras para obras e empreendimentos?  

Monitorar indicadores de desempenho no setor de compras permite tomar decisões com base em dados concretos e prever falhas antes que elas impactem o andamento da obra. A seguir, os principais KPIs que devem ser acompanhados em construtoras e incorporadoras: 

Tempo médio de aprovação de pedidos 

Mede o intervalo entre a solicitação de compra e sua aprovação. Esse tempo influencia diretamente o ritmo do abastecimento da obra. Quando o processo de aprovação é lento, pode haver atraso no pedido dos materiais, afetando prazos e produtividade. Monitorar este indicador ajuda a identificar gargalos e automatizar etapas, otimizando o fluxo de suprimentos. 

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Percentual de pedidos com atraso de entrega 

Avalia a frequência com que os fornecedores descumprem os prazos acordados. Entregas fora do prazo comprometem o cronograma da obra, geram reprogramações e aumentam o custo com retrabalho e ociosidade de equipe. Acompanhar esse indicador permite revisar contratos, penalidades e até redirecionar demandas para parceiros mais confiáveis. 

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Custo por pedido 

Reflete o custo total envolvido no processamento de cada compra, considerando horas de trabalho da equipe, sistemas utilizados, logística e demais recursos. Entender o que é esse KPI no setor de compras ajuda a entender o peso operacional da área de suprimentos e a buscar formas de simplificar e automatizar processos para reduzir despesas indiretas. 

Índice de retrabalho por erro de especificação 

Quantifica os casos em que materiais ou serviços precisam ser devolvidos, trocados ou refeitos devido a erros na descrição técnica dos itens. Isso gera impacto direto no cronograma e no orçamento da obra. Um índice elevado sinaliza falhas de comunicação entre áreas técnicas e suprimentos, exigindo integração mais eficaz nos processos. 

Nível de atendimento ao planejamento 

Indica o grau de aderência das compras ao cronograma e orçamento previamente definidos. Um nível baixo mostra que a área está comprando de forma reativa, sem seguir as diretrizes do planejamento da obra. A análise contínua desse KPI de compras contribui para melhorar a previsibilidade das aquisições e reduzir compras emergenciais. 

Percentual de compras emergenciais 

Mede a quantidade de pedidos realizados fora do planejamento inicial. Esse tipo de compra costuma ser mais caro e com menor poder de negociação. Um percentual elevado representa falhas no controle de estoque, falta de planejamento ou problemas com fornecedores. A meta deve ser reduzir esse índice com organização e monitoramento contínuo. 

Taxa de variação de preços entre orçado e realizado 

Compara o valor previsto no orçamento com o que foi efetivamente pago. Desvios constantes podem sinalizar estimativas imprecisas, falta de competitividade nas negociações ou decisões de compra mal fundamentadas. É importante ficar de olho nesse indicador para aprimorar o processo orçamentário e ajustar critérios de cotação e aprovação. 

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Saving 

Refere-se à economia obtida quando um item é comprado novamente por um valor inferior ao pago anteriormente. Esse indicador mostra o impacto direto das negociações bem-sucedidas na redução de custos da obra. Aplicar ações de saving com frequência permite ampliar a margem de economia sem comprometer a qualidade do insumo, tornando o processo de compras mais eficiente e estratégico. 

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Cost avoidance  

É o valor que a empresa deixa de gastar por evitar custos desnecessários, geralmente por meio de boas práticas de cotação e negociação com fornecedores já na primeira compra de um item. Esse indicador revela a capacidade do setor de compras de antecipar oportunidades de redução de custo, mantendo a obra dentro do orçamento previsto e com mais previsibilidade financeira. 

Como acompanhar a performance de compras na prática?  

Acompanhar os indicadores de compras de forma que realmente tragam resultados exige organização, tecnologia e um fluxo de comunicação bem estruturado entre as áreas envolvidas na operação. No entanto, hoje em dia já existem ferramentas que facilitam consideravelmente esses processos, como:  

• ERPs especializados; 

• Dashboards integrados; 

• Planilhas automatizadas; 

• Entre outros. 

Cada um desses recursos são essenciais para registrar dados, consolidar e centralizar as informações, além de gerar relatórios de performance de compras em tempo real. No entanto, para que sejam de fato eficientes, é preciso que sejam capazes de integrar os setores. 

Quando as áreas de engenharia, suprimentos e financeiro trabalham de forma colaborativa, os pedidos de compra, por exemplo, se alinham ao cronograma físico e financeiro da obra, evitando retrabalho, compras desnecessárias e desperdícios.  

Um exemplo de meta prática nesse sentido é manter o percentual de compras emergenciais abaixo de 5% do total mensal. Quando essa meta for alcançada, você sabe que houve  planejamento eficiente e uma boa gestão de compras e estoque. 

De quem é essa responsabilidade? 

Cabe ao setor de compras abastecer as informações que garantirão a aplicação dos indicadores. “A determinação dos indicadores é responsabilidade gerencial e não operacional. É necessário que os gestores determinem quais os objetivos e metas. E, a partir dessas diretrizes, deverão ser estabelecidos os indicadores, que podem ser quantitativos ou qualitativos. Avaliar resultados e definir ações corretivas são funções dos gestores. São eles que têm o poder de decisão”, diz Rosana Leal. 

A avaliação do desempenho do setor tem o poder de espelhar como as relações com os fornecedores são estabelecidas. Negociações com benefícios unilaterais poderão levar ao comprometimento da saúde financeira do fornecedor.  

Por outro lado, a exclusividade de fornecimento poderá ser responsável por despesas elevadas, devido à ausência de concorrência, como também uma vulnerabilidade em relação ao fornecimento de materiais. Uma vez que aquele fornecedor único faltar, a escassez não será suprida.  

“Depurar essas informações poderá influenciar em decisões de projetos e alterações de tecnologia. Pontos positivos e negativos precisam ser considerados para que as decisões técnicas sejam lastreadas, evitando surpresas fruto de desconhecimento”, alerta Leal. 

Relação dos indicadores com metas e objetivos 

Ainda segundo a engenheira, o diagnóstico e os indicadores devem estar associados a objetivos e metas. Dessa forma, poderão definir ações para melhorar o desempenho. Rosana exemplifica:  

“O objetivo da empresa é trabalhar com fornecedores confiáveis. A meta associada pode ser garantir que 80% dos fornecedores não apresentem problemas relacionados a prazo, quantidades e valores até março daquele ano. O indicador seria fornecedores que apresentam divergências relacionadas a prazo, quantidades e valores.  

Mensalmente, devem ser avaliadas as entregas realizadas e os problemas identificados. Quando os problemas estiverem sendo reconhecidos, o fornecedor deverá ser informado e devem ser discutidas as ocorrências e necessidade de implantação de melhorias. O aprimoramento do desempenho do setor refletirá na empresa como um todo, na velocidade de respostas, na eficiência do setor, no dimensionamento da mão de obra e na otimização de horas trabalhadas”. 

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Como usar indicadores de compras para orientar melhorias nas obras?  

A análise de indicadores de compras e suprimentos não deve se limitar a um só setor. Quando bem utilizados, esses dados ajudam a identificar gargalos, ajustar processos e aumentar a produtividade da obra como um todo. Mas como fazer isso? A seguir, veja como transformar indicadores em decisões que fazem diferença no canteiro de obras. 

Identifique gargalos no processo de abastecimento 

Indicadores como tempo médio de aprovação de pedidos, percentual de compras emergenciais e taxa de variação entre orçado e realizado ajudam a detectar onde o fluxo de compras está travando. 

Um tempo alto de aprovação, por exemplo, pode sinalizar burocracia excessiva ou falta de autonomia da equipe. Já um volume elevado de compras emergenciais pode revelar falhas no planejamento ou no controle de estoque. A partir dessas análises, é possível simplificar rotinas e fazer as adequações corretas para evitar paradas na obra. 

Revise o desempenho dos fornecedores 

KPIs como percentual de pedidos com atraso de entrega, índice de devoluções ou nível de atendimento ao planejamento ajudam a medir a confiabilidade dos parceiros comerciais. Fornecedores com desempenho fraco devem ser avaliados quanto à possibilidade de substituição ou ajuste contratual. Em alguns casos, inclusive, é possível estabelecer metas de desempenho e acordos de melhoria contínua. 

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Padronize especificações e pedidos 

O índice de retrabalho por erro de especificação pode indicar falhas na comunicação entre setores e ser corrigido com a padronização de insumos e maior detalhamento nas solicitações de compra. Nesses casos, criar catálogos internos, modelos de requisição e padrões de nomenclatura reduziria erros e aumentaria a agilidade nos processos. 

Treine e engaje a equipe de suprimentos 

Lembre-se que os indicadores operacionais devem ser compartilhados com os colaboradores do setor de compras, criando metas claras e promovendo uma cultura de melhoria contínua na equipe. Além disso, o uso de KPIs permite estruturar programas de reconhecimento e bonificação com base em resultados mensuráveis, o que fortalece o comprometimento da equipe com a performance da obra. 

Indicadores de compras e suprimentos: como alinhar estratégia e operação?  

Uma boa gestão da área de compras na Construção Civil exige o equilíbrio entre indicadores operacionais, voltados ao dia a dia da operação, e indicadores estratégicos, que refletem metas maiores da empresa, como redução de custos, confiabilidade de fornecedores e competitividade no mercado. 

Enquanto os KPIs operacionais servem para medir a execução das tarefas (como prazo de entrega, custo por pedido e número de retrabalhos), os estratégicos acompanham o impacto dessas ações nos resultados globais da construtora. 

Quando esses dois níveis de indicadores são acompanhados de forma integrada, é possível alinhar os processos de suprimentos com os objetivos de longo prazo da empresa, transformando a área de compras em um agente estratégico dentro da organização. 

Dicas para uma cultura orientada a dados no setor de compras 

Criar uma cultura orientada a dados dentro do setor de compras é uma ótima iniciativa para que os indicadores deixem de ser apenas números em planilhas e passem a guiar decisões no dia a dia da operação. Isso exige mais do que ferramentas: requer alinhamento entre pessoas, processos e metas.  

Vamos ver algumas dicas práticas nesse sentido:  

• Defina metas claras e compartilhadas: KPIs precisam ter propósito e conexão com os objetivos da empresa. Envolva a equipe nas metas e deixe claro o impacto que cada indicador tem nos resultados do negócio. 

• Automatize a coleta e visualização de dados: use ERPs, dashboards e planilhas inteligentes para garantir dados confiáveis, acessíveis e atualizados. 

• Realize análises periódicas de desempenho: Avalie os indicadores mensalmente, identifique padrões, tendências e pontos críticos. 

• Promova treinamentos e capacitações: desenvolva as habilidades da equipe para interpretar os indicadores e tomar decisões com base neles. 

• Reconheça e premie resultados: vincule bonificações ou reconhecimentos ao cumprimento de metas baseadas em indicadores concretos. 

• Centralize processos e dados em um software especializado: um sistema como o Sienge Construcompras vai agilizar da cotação à análise, reduzindo o custo e tempo de trabalho.  

Com essas práticas, os dados deixam de ser um recurso subutilizado e passam a ocupar um papel mais central na estratégia da empresa. A equipe de suprimentos ganha autonomia para propor melhorias, os processos se tornam mais eficientes e os resultados da obra acabam por refletir avanço em forma de prazo, custos e qualidade. 

Conclusão 

Como você viu neste artigo, a tomada de decisão baseada em indicadores de compras é um grande diferencial competitivo para construtoras que buscam mais eficiência, controle e previsibilidade nas obras.  

Medir o desempenho da área de suprimentos com base em dados que sejam realmente concretos permite reduzir custos e facilitar o abastecimento correto no momento certo. Além disso, uma visão estratégica alinhada às diretrizes da empresa é fundamental para o sucesso da área de compras em construtoras.  

“Poderíamos associar a imagem de um barco com diversos remadores. Se todos não remarem com o mesmo objetivo e direcionamento, o barco não sairá do lugar ou poderá afundar. Se a construtora tem como visão a sua manutenção no mercado, a partir de execução de produto de boa qualidade, cumprindo os prazos, com preços competitivos, respeitando a vida humana e o meio ambiente, seria incoerente adquirir produtos de fornecedores que não estejam atuando de forma legal. Ou que não sejam confiáveis, mesmo que isso tenha um ganho financeiro”, afirma a engenheira Rosane Leal. 

Tecnologias como ERPs e plataformas especializadas são fundamentais para consolidar, monitorar e interpretar os indicadores com agilidade, já que permitem transformar os dados do setor de compras em informações estratégicas para a gestão de obras e projetos. No entanto, para isso, é preciso contar com as ferramentas certas.  

Por isso, se você deseja levar sua gestão de compras a outro nível, solicite agora uma demonstração gratuita do Sienge Construcompras e veja como é possível unir informações, tecnologia e performance para otimizar os processos na sua construtora.