Medidores que avaliam o desempenho dos processos de uma empresa, os chamados indicadores da área, servem tanto para melhorar a gestão do setor de compras quanto para colaborar com os desafios da construtora em diferentes momentos.
“O importante é extrair as informações necessárias da área de suprimentos, de acordo com o que a empresa está precisando. Se a companhia não está atendendo as obras no prazo, por exemplo, é uma meta da área de serviço. Por outro lado, se são as obras que estão ficando no prejuízo, a questão é financeira. Com os indicadores da área adequados é possível avaliar onde está o problema”, explica a engenheira Fabíola Amarilis C. Santos Barreto, gerente de Suprimentos na Construtora Hudson.
Para que a informação seja o mais confiável possível, o ideal é extrair os indicadores do sistema. “Aqui na Hudson, por exemplo, o engenheiro coloca a requisição de compra, ela é aprovada e tudo isso fica registrado. Na hora que preciso gerar um relatório, extraio esses dados de lá. Se é importante eu saber agora como o departamento de compras e suprimentos está atendendo a obra, se está dentro do prazo ou não, eu retiro essas informações do sistema e descubro se há atraso e em qual material, como parte elétrica, insumos de obra, entre outros. Ou, detecto que estou atendendo dentro do prazo”, comenta Fabíola.
Prazos
A grande ‘briga’ entre a obra e o departamento de suprimentos, em qualquer construtora, é em relação à entrega dos materiais no deadline.
“A equipe da obra fala que o departamento de suprimentos não atende as solicitações dentro do prazo. E os compradores argumentam que o engenheiro da construção não coloca a requisição a tempo, pois não tem planejamento”, afirma a gerente, que ainda explica: “quando existe confiabilidade no sistema, acabam esses problemas”.
Todas as informações estão lá registradas e fica mais fácil de descobrir o que está ocorrendo. Cada empresa utiliza os dados de acordo com a sua necessidade atual. O importante é a construtora poder contar com eles para enxergar falhas e corrigi-las.
Análise dos indicadores ajuda a encontrar o caminho certo
É muito importante que haja alinhamento entre comprador e fornecedor e um ‘link’ entre planejamento e compras. É isso que faz o sucesso da operação
São inúmeros os indicadores de área que podem ser extraídos do sistema e as maneiras de utilizá-los. “Por meio do número de requisições de cada comprador, conseguimos observar se ele está ocioso ou sobrecarregado, tornando possível a redivisão do trabalho da equipe e evitando que aconteçam problemas de atraso nos prazos”, exemplifica a engenheira.
O volume que cada comprador está negociando e se está compatível com os níveis de cada um – júnior, pleno e sênior – é outro fator importante. Nos relatórios, é possível visualizar se um comprador júnior, por exemplo, tem um volume financeiro muito alto, que deveria estar com um comprador sênior. E mais, é possível saber qual o prazo médio de compras e qual o backlog (relação de pedidos em espera).
“Estou estourando o prazo? Qual o meu percentual de backlog? Os meus atrasos estão todos no bloco de concreto, por quê? Os fornecedores é que não estão conseguindo entregar no prazo, ou nós não estamos conseguindo comprar?”, indaga Fabíola. E completa: “Mapeando os caminhos, conseguimos enxergar onde está o problema”.
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Atividade planejada
Uma das principais vantagens do indicador da área é conseguir gerir o departamento de forma planejada. Com base em informações de contratos e volume financeiro fechados no passado, e vislumbrando o que tem nos próximos meses, é possível se organizar e conseguir agregar volume para negociar.
“Se eu tenho que comprar elevadores para cinco obras, o ideal é que eu feche um pacote. Chamamos os principais players do mercado e, com um volume maior de compra, com certeza, me possibilitará um melhor custo. Se eu não tenho essas informações bem relacionadas, é mais fácil me perder. Aí os pedidos serão feitos de forma picada, separadamente – o que além de ocupar mais o tempo dos profissionais, impossibilita agregar volume para a negociação”, afirma a Fabíola.
E completa: “Acredito que o ‘a realizar’ é muito importante. Ele proporciona um planejamento de compras e melhores negociações. Nos contratos já fechados, a importância está em acompanhar como a sua equipe está se desenvolvendo e, com base nesses dados, traçar metas tangíveis para os compradores”.
Baixe aqui um guia de melhores práticas na gestão de suprimentos da construção civil.
Fornecedores
Se a companhia não está atendendo as obras no prazo, por exemplo, é uma meta da área de serviço. Por outro lado, se são as obras que estão ficando no prejuízo, a questão é financeira. Com os indicadores adequados é possível diagnosticar o problema
Os indicadores da área ajudam também na relação com o fornecedor. Uma das primeiras perguntas que o fornecedor faz é quanto a construtora vai comprar agora e daqui para frente. “Ter essa visão, que pode ser de três meses a um ano e meio, dependendo da empresa, ajuda na negociação.
“Não é somente a construtora que sai ganhando. O fornecedor também consegue se planejar melhor com esses dados. Normalmente, grandes construtoras possuem grandes fornecedores, que buscam essa visão de longo prazo”, ressalta a gerente.
A mesma visão de longo prazo que ajuda na negociação com o fornecedor pode, muitas vezes, acarretar em um problema. A engenheira ressalta aqui a importância de os compradores acompanharem de perto o andamento da obra e seguirem o planejamento.
“Pode acontecer, por exemplo, de chover muito em uma época que é incomum e, por conta disso, atrasar a obra. O que foi combinado com o fornecedor que iria acontecer em janeiro, irá ocorrer somente em abril. E no momento que o comprador descobre isso, é imprescindível comunicar o fornecedor do atraso, de preferência, com um bom tempo de antecedência. Porque assim como a construção pode atrasar, ela pode adiantar também, e o fornecedor precisa se planejar. Se a construtora pedir 3 mil peças em um mês, sem avisar antes, o fornecedor pode não conseguir produzir essa quantidade no período, gerando atrasos na obra. Por isso a importância do alinhamento entre comprador e fornecedor e do ‘link’ entre planejamento e compras. É o que faz o sucesso da operação”.
Outro ponto relevante para a construtora e que é viável devido ao uso dos indicadores de área é a gestão do fornecedor. Saber como eles estão atendendo aos pedidos feitos pela empresa. “Para isso é preciso, primeiramente, que as obras façam a avaliação dos fornecedores, classificando-os. Depois, é necessário saber como está o prazo de entrega de todos os fornecedores e a qualidade dos produtos. Com esse relatório em mãos, descobrimos quais são os fornecedores que estão falhando e os motivos”, diz Fabíola.
Já a estratégia que cada empresa usa para lidar com essa situação difere muito. “Aqui na construtora Hudson, nós chamamos o fornecedor para conversar, acompanhamos as próximas entregas e verificamos se é um problema pontual ou não. Só depois, e caso os problemas continuem, chegamos ao ponto de trocar realmente de fornecedor”.
Assim como no momento de romper a parceria com o fornecedor, a hora de contratar um novo é também realizada de forma cuidadosa e analítica. “Priorizamos sempre as indicações. Pesquisamos para saber quais os clientes que já foram atendidos pela empresa, como foi o desempenho, e visitamos alguma obra para checarmos como foi realizado o trabalho. Em caso de fornecedores de materiais, vamos à fábrica para conhecer as instalações e processos realizados”, conta a gerente.
E ressalta: “O mais importante hoje é a pesquisa com o cliente do fornecedor, saber o que ele tem a dizer sobre seu parceiro, além de verificar se a empresa atende as normas técnicas. Para isso, pedimos a documentação que comprove que os produtos estão de acordo. A normalização exige mais uma atenção por parte da construtora mas, por outro lado, assegura a qualidade do material escolhido, fazendo com que o nível de fornecedores também melhore”.
Outra maneira de aprimorar o trabalho do departamento de compras e suprimentos na construtora Hudson e estreitar a relação com os fornecedores, de acordo com a engenheira, foi a divisão por famílias de materiais. “Cada comprador atende um grupo, que pode ser de insumos básicos, acabamentos, instalações entre outros.
“Dessa forma, você impede que vários profissionais estejam comprando o mesmo material, otimizando o tempo, além de ganhar poder de negociação e fazer com que os compradores se tornem especialistas nos mercados em que atuam, já que acompanham as oscilações e o dia a dia da cadeia”, ressalta.
Redação AECweb / Construmarket
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Colaborou para esta matéria:
Fabíola Amarilis C. Santos Barreto – Pós-graduada em Supply Chain e Logística Integrada, em 2006, pela FIPECAFI – USP e em Administração de Negócios pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, em 2001.
É graduada em Engenharia Civil também pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, em 2001 e, desde 2012, é gerente de Suprimentos na construtora Hudson, com passagens também pela Gafisa e Beta2 Engenharia.
