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Seleção de propostas deve considerar conjunto de vantagens

A análise e aprovação de uma proposta de compras de materiais é objeto de várias instâncias em uma empresa.
Homem analisando documentos

A análise e aprovação de uma proposta de compras de materiais para construção é objeto de várias instâncias em uma empresa. “A aprovação pode ser requerida pela direção da companhia por diversas questões: valor alto da proposta em função de parcerias ou uma compra considerada estratégica. A escolha de uma proposta de preço não é resultado de uma análise meramente financeira, ela envolve diversos aspectos”, diz Francisco das Chagas Figueiredo, consultor nas áreas de Planejamento, Orçamento e Gerenciamento de Obras, e coordenador dos cursos de pós-graduação, capacitação e extensão realizados do Instituto Brasileiro de Engenharia de Custo (IBEC) no Distrito Federal.

Ele explica que, no caso das propostas de compras menos complexas ou de menor valor, a decisão pode ser delegada para o coordenador de compras, ou até mesmo para o engenheiro residente ou equipe de gerenciamento da obra. “De maneira geral, não há uma regra válida para todos. Depende de cada caso. É fundamental ter uma política bem definida na empresa, de modo que, para cada aquisição, esteja definido quem tomará a decisão final. Normalmente assessorado pelas outras partes interessadas”, explica Figueiredo.

Segundo o consultor, existem softwares que colaboram com as construtoras na seleção das propostas de compras. “Normalmente as empresas fazem consultas ao mercado e aos fornecedores em potencial, em função de uma necessidade de compras ou de contratação de serviço. Essas ferramentas ajudam a empresa a fazer uma seleção inicial de qual seria a melhor proposta, inclusive organizando as informações. Uma construtora que vai adquirir uma quantidade significativa de itens, por exemplo, terá uma relação extensa de materiais e serviços para adquirir. E se a empresa não tem uma ferramenta ou um programa para ajudá-la nessa análise, a agrupar os materiais e fazer a comparação, o tempo para a realização desse trabalho será muito maior”.

AVALIAÇÃO

Pensando somente na aquisição de materiais, o professor afirma que os itens que devem ser avaliados são: qualidade do material; confiabilidade do fornecedor; se a empresa conseguirá atender a quantidade solicitada com segurança; e o histórico de parceria com aquele fornecedor. “Um item fundamental é o preço. A tendência natural é de que quando as construtoras solicitam as propostas de preços, já definam determinadas condições e como aquele fornecimento deve acontecer”.

A escolha de uma proposta de preço não é resultado de uma análise meramente financeira. Ela envolve diversos aspectos Francisco Figueiredo

Entretanto, Figueiredo ressalta que é comum nas propostas de preços os fornecedores apresentarem condições diferentes daquelas que foram solicitadas. “Fora de São Paulo é usual construtoras comprarem materiais de outros estados. Assim, quando a empresa recebe uma proposta de preço, é preciso verificar a origem do material, já que, às vezes, o preço que está expresso na proposta pode não ser o valor total que a construtora irá pagar. Vamos supor que uma construtora em São Paulo vai adquirir um produto produzido no Paraná. Para chegar ao estado de São Paulo será necessário pagar parcela adicional de impostos. Portanto, é preciso ficar atento”, diz.

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Já para avaliação de um orçamento de serviço a construtora deve se certificar se a empresa terá condições de prestar aquele trabalho de acordo com o padrão de qualidade e demais especificações requeridas como garantia do serviço e atendimento às normas de segurança. “O que é avaliado em uma proposta depende, também, do momento que a construtora está passando. Uma variável muito importante são as condições de pagamento. Às vezes, vale mais a pena fechar uma proposta com um valor um pouco mais elevado, se ela estiver com a condição ou prazo de pagamento mais adequado à realidade atual da construtora”.

PEDIDO DE COMPRA

É fundamental que a construtora faça o pedido de orçamento o mais completo possível. Se não definir bem o que quer contratar, cada prestador de serviço irá entender e apresentar uma proposta com a sua maneira de trabalhar. “O que nem sempre irá coincidir com a necessidade da construtora. Consequentemente, a construtora receberá propostas de preços para produtos completamente diferentes, o que vai dificultar ainda mais a análise de qual é a melhor proposta para aquela situação”, reforça o professor.

O que é avaliado em uma proposta depende, também, do momento que a construtora está passando. Uma variável muito importante são as condições de pagamento. Às vezes, vale mais a pena fechar uma proposta com um valor um pouco mais elevado, se ela estiver com a condição ou prazo de pagamento mais adequado à realidade atual da construtora Francisco Figueiredo

Se houver dúvidas, o ajuste deve ser feito em conjunto, envolvendo, inclusive, o engenheiro de obra ou requisitante do serviço. Todos devem participar do processo, diretamente ou através de algum representante seu, que pode até ser o coordenador de compras. “Afinal, o engenheiro de obra será o cliente final. Se ele não for ouvido, pode ser feita uma contratação que não vai atender à necessidade da obra, alerta”.

ACOMPANHAMENTO

Depois de escolhida a proposta e fechado o negócio, cada empresa tem sua maneira de fazer o acompanhamento do pedido de um produto ou serviço. “Recomendamos que o acompanhamento passe por duas ou três instâncias. A primeira pode ser o comprador, mas deve haver a participação do gerente da obra. Ele é quem irá dizer se o material comprado chegou adequadamente ou não. Se houve algum problema na prestação do serviço, de modo que, ao final do processo, seja possível chegar a, pelo menos, algumas conclusões: se o serviço contratado ou produto adquirido atendeu às necessidades da construtora; se o processo de contratação foi adequado ou não; e se há a necessidade de se fazer alguma intervenção ou melhoria no processo de contratação. Por fim, a outra conclusão é dar uma nota à empresa. Concluir se vale a pena ou não contratar novamente o mesmo fornecedor”, comenta o consultor.

DICAS

O fornecedor deve conhecer bem a empresa, seja através de documento que recebeu ou de obtenção de informação complementar. Ele deve estar ciente da necessidade da construtora. “Quando isso acontece, acredito que o risco de se prestar um serviço ruim é muito menor”.

Para ele, conciliar experiência e conhecimento é fundamental para a escolha de uma boa proposta. “Não é suficiente estar muito tempo em uma função, o que significa ter experiência. É preciso ter conhecimento e se manter atualizado. A situação mais desejada é poder contar com profissionais experientes e atualizados de conhecimento”. Por fim, Figueiredo ressalta: “O processo de contratação de prestação de serviço ou fornecimento de material vai além de uma contratação. É muito bom para as duas partes que ele seja interpretado como uma parceria, representando uma relação duradoura, e não uma mera prestação de serviço ou fornecimento momentâneo”, conclui.

Redação AECweb / Construmarket

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Colaborou para esta matéria:

Francisco das Chagas Figueiredo – Engenheiro de Fortificação e Construção pelo IME (1993), Engenheiro Militar da Reserva do Exército Brasileiro, Mestre em Engenharia Civil pela Universidade Federal Fluminense (2001).

Autor da Metodologia para Elaboração de Orçamento de Obras e Serviços de Engenharia adotada pelo Exército em 2005, e aprovada pelo TCU em 2010, e de diversos trabalhos técnicos para regular elaboração de planejamento, controle e apropriação de custos em obras de engenharia.  Coautor da OT-004/2013 – IBEC – Elaboração de Estimativas de Custos de Referências de Obras Públicas: Versão para Órgãos Contratantes.

Autor de estudo sobre Custos de Administração Local em Obras Ferroviárias. Como Engenheiro Militar do Exército realizou e liderou equipes para gerenciamento de diversas obras.

Como engenheiro da Diretoria de Obras de Cooperação (Exército Brasileiro), trabalhou na análise e emissão de parecer para aprovação do planejamento das Obras de Cooperação realizadas pelo Exército; elaboração e revisão de normas, instruções e metodologia para elaboração de orçamento, planejamento, controle e gerenciamento de obras; modelagem e suporte técnico para desenvolvimento de Sistema Gerencial de Obras.

Foi professor e coordenador nos cursos de Pós-graduação em Engenharia de Custos, Gestão da Construção Civil e Gerenciamento de Projetos realizados pelo Instituto Brasileiro de Engenharia de Custos (IBEC) e certificados pela Universidade Federal Fluminense (UFF).

Foi professor e coordenador do MBA em Gestão de Projetos realizado pela UPIS no período de 2006 a 2011. É empresário, professor e consultor com atuação preferencial nas áreas de Planejamento, Orçamento e Gerenciamento de Obras.

Como docente coordena os cursos de Pós-graduação, capacitação e extensão realizados pelo IBEC no DF, além de atuar como professor em diversas disciplinas nos cursos de pós-graduação e capacitação realizados

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