A função de compras tem papel determinante no ciclo de vida dos projetos. “Se considerarmos um fluxo de gestão das compras em consonância com as melhores práticas de gerenciamento de projetos do PMI – Project Management Institute –, vivenciaremos grupos de processos que vão do início, passando pelo planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.
Assim como as outras nove áreas do conhecimento, segundo o PMI: escopo, custo, prazo, integração, qualidade, RH, riscos, partes interessadas e comunicação”, explica Rodrigo Sabino Fleury, professor do Curso de pós-graduação Gestão do Canteiro de Obras – Planejamento e Execução das Contratações, do núcleo de Engenharia do IMT – Instituto Mauá de Tecnologia.
Há, portanto, uma ligação importante do departamento de Compras com praticamente todas as áreas do conhecimento relacionadas ao projeto.
“Como, por exemplo, escopo e área do conhecimento que descreve o que será feito – ou seja, todos os passos da obra. As construtoras cada vez mais se dão conta da importância de envolver os compradores na definição do escopo dos projetos. Isso acontece porque cabe a eles o conhecimento de detalhes como, disponibilidade de determinados produtos no mercado e possibilidade de variação de custos em detrimento de algum outro tipo de produto ou sistema construtivo, tratando assim de questões relacionadas aos riscos para aquela obra”, expõe Rodrigo.
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Ainda na fase de planejamento, a função de compras é fundamental para definições relacionadas aos prazos das obras, também avaliando as demandas do mercado por meio de análises da cadeia de suprimentos. Cabe, inclusive, nortear os gestores de projetos, fazendo a compatibilização entre a qualidade requisitada pelo projeto e a gama de produtos existentes. Isso garante ao gerente melhores condições de cumprir com alguns princípios básicos da gestão, como, por exemplo, balancear as expectativas dos clientes, melhorar o desempenho físico e financeiro dos projetos e, consequentemente, trazer – cada vez mais – melhores resultados aos patrocinadores dos projetos ou proprietários das construtoras. Estes últimos são alguns dos chamados stakeholders, ou, “partes interessadas”, comenta Fleury.
As construtoras cada vez mais se dão conta da importância de envolver os compradores na definição do escopo dos projetos. Isso acontece porque cabe a eles o conhecimento de detalhes como, disponibilidade de determinados produtos no mercado e possibilidade de variação de custos em detrimento de algum outro tipo de produto ou sistema construtivo, tratando assim de questões relacionadas aos riscos para aquela obra
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Estágios do desenvolvimento da função de compras
De acordo com o professor, os estágios estratégicos do desenvolvimento da função de compras nas construtoras são:
1- ORÇAMENTOS
Há uma relação de feedback e follow-up mútua entre orçamentista e comprador. O comprador deve ser responsável por garantir a legitimidade dos valores constantes nos bancos de insumo das construtoras, valores estes que serão utilizados para a composição dos orçamentos de obras. Portanto, o orçamentista acompanha a atuação do comprador, verificando se as compras estão compatíveis com os valores orçados. Já o comprador avalia se os valores estão de acordo com o banco de dados dos insumos.
2- FINANCEIRO
O comprador deve estar sempre atento e alinhado com o budget. Ele tem a obrigação de tomar providências – quantas forem necessárias – para garantir equilíbrio econômico e financeiro ao portfólio de projetos. O gestor financeiro, por sua vez, dita ao comprador, através do fluxo de caixa, qual é a disponibilidade de recursos para cada projeto.
3- PLANEJAMENTO
O planejador é o responsável por elaborar o cronograma da obra, definir a linha de base do prazo, fazer a projeção do desembolso para as obras, estimar a alocação dos recursos humanos e compilar os dados de aquisição de serviços e materiais. A relação entre planejador e comprador é muito importante para o sucesso dos projetos. É com o comprador que se verifica a condição do mercado, pelo menos, para os materiais ‘A’ da curva ABC, bem como o tempo médio de entrega, garantindo assim um cronograma de compras com um bom plano de resposta aos riscos e com estratégias bem definidas.
4-PROJETOS
O plano de resposta aos riscos relacionados a compras para os materiais ‘A’ pode ser, eventualmente, a substituição do material ou sistema construtivo. Para garantir boas condições nessa prática, deve haver um alinhamento entre comprador e projetista, pré-estabelecendo medidas de contingência eficientes.
Deve-se evitar fornecedores com preços milagrosos, pois, invariavelmente, há problemas ocultos, e empresas que ofertam produtos de segmentos muito diferentes. Certamente tentarão fidelizar o comprador pela praticidade e, consequentemente, venderão alguns ou muitos itens de seu portfólio a preços pouco ou nada competitivos
5-CONTROLADORIA
É o departamento responsável por avaliar os processos e garantir que estes ocorram de forma adequada e transparente, resultando em governança corporativa, o que atrai investidores. Cabe ao comprador documentar os processos e divulgar os resultados de forma transparente, facilitando uma eventual auditoria societária contratada por investidores interessados.
6- CONTÁBIL/ FISCAL
Hoje em dia o comprador deve estar muito alinhado com o departamento contábil/fiscal. A inobservância da legislação pode trazer grandes prejuízos. Exemplo disso é uma compra de piso cerâmico feita em outro estado – diretamente com o fabricante e em condições muito boas –, que pode se tornar um negócio ruim, caso o orçamentista não tenha levado em consideração o ICMS.
7- MARKETING
A relação entre comprador e departamento de Marketing deve compreender a graduação de qualidade das obras que estão sendo vendidas, para que o estudo das alternativas seja compatível à graduação do empreendimento – alto luxo ou supereconômico.
8- OBRAS
O gestor da obra é o responsável por atualizar o comprador em relação às suas necessidades. Fará o monitoramento e controle e será fundamental no processo de avaliação formal dos fornecedores. O comprador deverá utilizar os histogramas de mão de obra e materiais da obra para atualizar as informações de controle do banco de dados de insumos.
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Dificuldades do comprador
Na opinião de Fleury existem algumas dificuldades principais ao exercer a função de comprador. Veja quais são elas:
1- A grande quantidade de pedidos sem tempo hábil para um bom processo de negociação e compra
2- Requisições com especificações erradas ou incompletas
3- Pouco acesso às informações estratégicas da organização
4- Demora no envio de propostas e baixa qualidade de atendimento por parte dos fornecedores
5- Falta de tempo para fazer uma avaliação detalhada no desenvolvimento de novos fornecedores
6- Impossibilidade de negociação presencial
FORNECEDORES
A escolha do fornecedor é uma das funções mais importantes no processo da compra. “É muito comum ouvirmos falar em tirar referências dos fornecedores com outras empresas, ou até solicitar indicações. Porém, essa não é de fato a melhor prática para escolher um fornecedor. “Para a escolha ideal é fundamental avaliar a sua capacidade técnica, financeira, histórico de desempenho, jurídica e contábil/fiscal”, afirma Sabino.
Segundo Fleury, na avaliação técnica é necessário verificar se o fornecedor tem os produtos ou serviços que atendam as especificações da obra. “Além disso, vale exercitar outros critérios: fazer visita técnica ao fornecedor, fábricas, redes de distribuição e escritórios; avaliar se o fornecedor tem algum certificado de qualidade ou se está se preparando para tal, submeter amostras dos produtos a ensaios e solicitar acervo técnico com atestado de capacitação técnica”, elenca.
Com um departamento de compras que atue estrategicamente, torna-se inerente às atividades de gestão um processo de melhoria contínua em busca de novas modalidades de compra e contratação e, também, de novos tipos de materiais e sistemas construtivos
Já na avaliação financeira, é preciso solicitar documentos que comprovem a saúde financeira do fornecedor, faturamento anual, balanço etc. Fazer levantamento das certidões negativas do fornecedor, INSS, FGTS, tributos, e verificar se há demanda trabalhista contra ele – se houver, avaliar a proporção de um eventual passivo trabalhista.
“Por fim, na avaliação jurídica e contábil-fiscal, recomenda-se checar o contrato social, CNPJ, inscrição municipal, inscrição estadual e situação tributária da empresa”, comenta o professor. E completa: “Deve-se evitar fornecedores com preços milagrosos, pois, invariavelmente, há problemas ocultos, e empresas que ofertam produtos de segmentos muito diferentes. Certamente eles tentarão fidelizar o comprador pela praticidade e, consequentemente, venderão alguns ou muitos itens de seu portfólio a preços pouco ou nada competitivos”, explica o professor.
A função de compras desempenha um papel cada vez mais importante em ajudar as corporações a alcançarem seus objetivos de aumento de lucratividade e economias de custo. “Com um departamento de compras que atue estrategicamente, torna-se inerente às atividades de gestão um processo de melhoria contínua em busca de novas modalidades de compra e contratação e, também, de novos tipos de materiais e sistemas construtivos”, diz Sabino.
Redação AECweb / Construmarket
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Rodrigo Sabino Fleury – Professor no Curso de pós-graduação do núcleo de Engenharia do IMT (Instituto Mauá de Tecnologia) – “Gestão do Canteiro de Obras – Planejamento e Execução das Contratações”. Professor nos cursos do Sinduscon – SP – “Como gerenciar o canteiro de obra” e “Técnicas de Negociação em compras na Construção civil”.