Hoje, é comum a construtora planejar a obra e somente depois entrar em contato com o departamento de compras, sendo pró-ativa.
“Só então os profissionais de compras entram em contato com os fornecedores para o orçamento”, explica a engenheira professora doutora Adriana de Paula Lacerda Santos, da Universidade Federal do Paraná.
“Com a compra pró-ativa, já há um planejamento prévio do que será preciso comprar”, enfatiza, referindo-se ao tema central de sua tese de doutorado intitulada “Implantação da compra pró-ativa na função de compras de empresa de construção civil”.
A área de compras de materiais de uma construção é responsável por planejar a quantidade e verificar a qualidade dos produtos, ao mesmo tempo em que faz com que o cliente – obra – receba o material no momento certo, dentro das especificações.
“Na compra pró-ativa, a área de compras faz a negociação dos materiais que serão utilizados, ou seja, ao invés de receber uma solicitação da gestão de obras para, aí sim, conversar com os fornecedores, ela se antecipa e faz a solicitação de entrega, pois a solicitação de compra já foi pré-definida no contrato”, explica Adriana.
Adriana Santos conta que se uma obra já está na colocação de esquadrias, é preciso fazer a cotação com os fornecedores, chegar ao melhor preço e depois contratá-lo. Essa cotação, às vezes, pode demorar e a obra ter que ficar esperando pelo material enquanto o departamento de compras está negociando.
“Na compra pró-ativa, tendo o projeto ou o procedimento da obra, é possível antecipar a parte de compras, para que no momento que a obra precise, possa entregar o material de uma maneira muito rápida”.
A engenheira acredita que, muitas vezes, falta planejamento no orçamento, que faz com que as empresas tenham deficiência no controle das compras. “Também pode haver um relacionamento de conflitos entre a obra e o escritório, além de processos burocráticos”, conta.
Pró-ativa
Uma das desvantagens da compra reativa é a ausência da negociação. “Quando a obra precisa de um material, ela entra em contato com a área de compras, que liga para um rol de fornecedores e faz a cotação. Quem tem o melhor custo-benefício ganha. Não há uma negociação”, exemplifica Adriana.
Já no modelo proposto pela professora, o fornecedor sabe que tem um contrato com a empresa, e essa tem um grande potencial de compra. O fornecedor consegue diminuir o preço unitário e a empresa construtora economiza.
“A empresa também não precisará ter vários compradores trabalhando na mesma rotina e fazendo todas as cotações, pois o trabalho será realizado de maneira antecipada e com prazo ampliado. Com isso, a construtora vai precisar de mais pessoas qualificadas, mas em menor número”, completa Adriana. Outra melhoria é a agilidade.
“Como tudo está previamente negociado, o prazo de entrega fica garantido”, explica Adriana.
Existe também a possibilidade de utilização do comércio eletrônico, que por meio de sites na Internet o usuário entra no catálogo e faz o pedido. Isso economiza tempo e reduz a carga de trabalho da área de compras.
Os profissionais de compras também precisam estar preparados para um envolvimento maior com a função, já que passam a negociar com os fornecedores, ao invés de receber o orçamento e verificar a melhor proposta para atender a programação de cada obra.
“Com a implantação da compra pró-ativa, as atividades dos compradores se alteram, pois eles passam a ter atividades de negociação, de planejamento, de interpretação de projetos e especificações, e de técnicas para criação de parcerias com fornecedores”, conta Adriana.
A pró-atividade em compras pode ser usada por qualquer empresa que queira padronizar e verificar a eficiência da função.
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Redação AECweb / Construmarket
COLABOROU PARA ESTA MATÉRIA
ADRIANA DE PAULA LACERDA SANTOS, atua na área de Engenharia há 14 anos. É mestre em Construção Civil pela Universidade Federal do Paraná (2002) e doutora em Engenharia Civil pela Universidade Federal de Santa Catarina (2006).
É professora adjunta II do curso de Engenharia de Produção da Universidade Federal do Paraná e vice-coordenadora do convênio de intercâmbio CAPES-FIPSE. Também coordena o convênio de intercâmbio AUGM na área de Engenharia de Produção.
Líder do Grupo de Estudos em Inovação Tecnológica (GESIT), atua na área de Engenharia de Produção, com ênfase em Engenharia de Produto e Gestão de Processos Industriais, nos temas de planejamento e controle da produção, empreendedorismo e inovação tecnológica.
Em 2008, lançou o livro “Como Gerenciar as Compras de Materiais na Construção Civil: diretrizes para a implantação da compra pró-ativa”, pela editora PINI.