Centralizar o processo de compra de maneira organizada, abrir o leque de fornecedores e economizar tempo e dinheiro nas negociações são alguns dos desafios dos compradores.
Para tornar sua rotina mais fácil e transparente, esses profissionais já podem contar com as plataformas de gestão de compras, como o Construcompras, da Construmarket.
Quais as principais funcionalidades de uma plataforma de gestão de compras?
A seguir, veja quais as principais funcionalidades dessa tecnologia:
1. Mapa comparativo de preços
O mapa comparativo de preços permite que os profissionais da área façam a gestão adequada de cada etapa da cotação, registrando, comparando e acompanhando os valores apresentados pelos fornecedores e as negociações iniciadas em relação aos itens cotados.
Com isso, é possível mudar radicalmente a rotina realizada no processo tradicional, na qual os compradores enviam e recebem orçamentos por e-mail, de forma descentralizada para, depois, inserir os preços em um mapa de cotação de forma manual.
“É comum que os fornecedores enviem suas respostas em arquivos Word, no corpo do e-mail, em Excel ou em PDF. O comprador precisa planilhar todas essas informações no mapa de cotação feito à mão, o que acaba demandando um trabalho exaustivo e passível de erro. E qualquer erro pode complicar bastante a etapa de compra”, explica Fernando Taricano, executivo de contas da Construmaket.
No Construcompras, esse trabalho é totalmente automatizado. O fornecedor responde a cotação e, automaticamente, alimenta o mapa comparativo de preços com suas informações.
2. Gestão de fornecedores
O Construcompras permite definir critérios de qualificação, avaliar o desempenho e criar uma carteira personalizada de fornecedores.
“O acompanhamento contínuo da carteira de fornecedores é feito diretamente na palma da mão e dentro de um sistema que centraliza todas as informações, dispensando a necessidade de pesquisar contatos em listas feitas no Excel ou em cartões de visita”, explica Taricano.
Esse recurso permite ainda que o comprador indique contatos, faça a sua avaliação dentro do processo de cotação e os exclua, quando necessário.
Também entrega uma lista de fornecedores ativos a esse profissional. Caso o fornecedor não trabalhe mais com um determinado material ou não atenda mais algum tipo de serviço, essas informações podem ser atualizadas automaticamente na plataforma.
“Essa dinâmica traz uma grande autonomia e permite ao comprador ter uma gestão muito mais eficiente da sua carteira de fornecedores”, completa ele.
3. Avaliação de fornecedores
Com a plataforma de gestão de compra, o comprador pode avaliar e qualificar seus fornecedores, tendo mais clareza sobre as empresas que, de fato, podem atendê-lo satisfatoriamente.
“Em uma lista gigante de fornecedores, ele consegue ver rapidamente de quais empresas costuma comprar e em quais pode confiar, ganhando muito mais tempo no seu dia a dia”, lembra Taricano.
Essa função também permite que o comprador avalie, no pedido de compra, a qualidade do atendimento, a conformidade dos materiais, a entrega, o preço e o pós-venda do fornecedor.
“Essa avaliação, muito mais criteriosa, só pode ser feita após o fechamento da compra, porém, é muito importante”, acrescenta.
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4. Integração com ERPs
Informações, importações, exportações, emissões de pedidos, acompanhamento de entregas e processamento de notas fiscais podem ser executados diretamente na plataforma de gestão de compras e também via integração com os ERPs da Sienge, UAU e TOTVS.
Para que esses dois sistemas possam ser integrados, basta inserir o código da cotação e importar seus dados.
Através dessa integração, é possível importar informações importantes diretamente do ERP, como a região e o endereço da obra, os materiais, as quantidades e as marcas compradas, eliminando, assim, retrabalhados e perda de tempo.
Leia também: Como integrar Construcompras e Sienge?
5. Negociação online
A cada proposta recebida, é possível utilizar ferramentas de negociação da plataforma, encerrar ou esticar o processo de tomada de preços a qualquer momento, trocar mensagens com os fornecedores e administrar contrapropostas no mapa comparativo de preços sem sair da cotação e sem perder o histórico.
Dentro da ferramenta do Construcompras, tudo é feito de modo automático: uma vez que o comprador negocia com o fornecedor pela plataforma, recebe uma contraproposta que é atualizada no mapa de cotação assim que for aceita.
“A proposta aceita fica salva, permitindo que o profissional possa, futuramente, apresentar à empresa relatórios de economia com base nos dados fornecidos pela plataforma”, conta Taricano.
6. Workflows
Na plataforma Construcompras, basta ativar o fluxo de requisição para receber as informações, facilitar a publicação das cotações e permitir que a obra acompanhe cada passo do processo.
Também é possível envolver outros tomadores de decisão através do fluxo de aprovação, definir as alçadas de aprovação e garantir o fluxo sem quebrar processos.
O workflow é muito fácil e intuitivo. Todas as informações estão dentro da cotação, eliminando a necessidade de disparar e receber e-mails ou de ter de fazer ligações para os fornecedores.
7. Gestão das cotações e dos pedidos
Com a digitalização das compras, a plataforma centraliza as informações, mantém o histórico de compras e cotações em aprovação, aumenta a competitividade das concorrências, reduz custos e para de perder tempo com processos manuais.
Ainda é possível acompanhar pedidos e cotações através dos painéis administrativos e mecanismos de busca avançada, garantindo organização e transparência.
Taricano explica que, através da ferramenta “Cotações” do Construcompras, o comprador pode usar alguns filtros pelo tipo de material e ainda checar, pelo status da cotação, se ela está parcial ou completamente respondida. A funcionalidade “Pedidos” também traz o histórico de todos as solicitações fechadas.
“Dentro de cada pedido, é possível acessar todas as informações sobre a negociação e o mapa de cotação. Mesmo depois de fechado, o comprador pode gerar um PDF do pedido, fazer o controle de entrega do material recebido, subir a nota fiscal dentro da plataforma e permitir que ela seja salva em nuvem”, descreve ele.
Suporte técnico
Para além do aporte tecnológico, o Construcompras também oferece um serviço exclusivo: uma equipe de profissionais para dar todo o suporte aos seus usuários.
“Esse time cobra o retorno de todas as propostas, um grande diferencial da plataforma, liberando as empresas desse serviço e permitindo que seus funcionários fiquem livres para realizar apenas o trabalho de negociação e compra”, explica Taricano.
TEXTO: Gisele Cichinelli
COLABORAÇÃO TÉCNICA:
Fernando Taricano – executivo de contas da Construmaket
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