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Controle da documentação evita conflitos

O controle de documentação e registro de informações da obra evita uma série de conflitos, inclusive com contratantes, fornecedores e órgãos fiscalizadores.
Pessoa com notebook ligado com vários ícones

controle da documentação e registro de informações da obra evita uma série de conflitos, inclusive com contratantes, fornecedores e órgãos fiscalizadores. No segmento de obras de infraestrutura, o monitoramento é essencial, de acordo com o engenheiro Rivaldo Tamiazzo, titular da Multidoc – empresa especializada em documentação eletrônica para gestão de projetos e processos.

“Até porque, esse tipo de obra está sujeito ao controle de muitos órgãos fiscalizadores. Desde o início, esses grandes projetos são acompanhados por diversas instâncias, no que tange ao cumprimento do escopo, prazos, qualidade e aditivos, entre outros fatores. Tudo isso deve ser documentado para comprovação”, diz.

Fato recorrente em empreendimentos públicos é a grande quantidade de aditivos, incomum em projetos imobiliários respaldados pelo projeto executivo. Os contratos turn key, usuais para obras de infraestrutura, são assinados a partir do projeto básico, condição que pressupõe imprevistos muito maiores para a construtora.

Nas obras imobiliárias, esse documento se aproxima da padronização, enquanto que nas de infraestrutura, cada projeto e contrato são únicos. Para a administração contratual eficiente, são duas as ferramentas essenciais: a primeira de gestão de informações e documentos, ou banco de dados. A outra é a que transforma os documentos de grande porte em documentos hipertexto facilmente acessíveis.

CONTRATO

“A primeira documentação a ser considerada é o próprio contrato, que tem volumes inimagináveis. No caso da linha 6 do metrô de São Paulo, o conjunto de documentos contratuais supera 15 mil páginas. Ainda maior é o do Programa Submarino da Marinha do Brasil, com mais de 160 mil páginas, envolvendo o contrato principal e os subsidiários, todos interligados, a serem cumpridos ao longo de 20 anos”, revela o engenheiro.

Por sua importância, “o contrato não é um papel para ficar na gaveta”. No dia a dia, tem que ser confrontado com o que está em execução, para garantir a conformidade (compliance) com as especificações e requisitos.

“Como ninguém consegue ter de cabeça informações contidas em milhares de páginas, a providência é converter os contratos em documentos eletrônicos hipertexto de fácil consulta, hospedados na internet ou, dependendo do grau de sigilo, numa intranet”, comenta.

Por se tratar de extensos conjuntos de vários documentos e, em geral, redigidos em situações de urgência, é comum ocorrerem incongruências não detectadas no momento da assinatura. “Portanto, o primeiro problema em documentação de obras de grande porte é ter o contrato facilmente acessível e consistente”, ensina Tamiazzo.

Desde o início, esses grandes projetos são acompanhados por diversas instâncias, no que tange ao cumprimento do escopo, prazos, qualidade e aditivos, entre outros fatores. Tudo isso deve ser documentado para comprovação Rivaldo Tamiazzo 

ANÁLISES

Para suprimir erros e incongruências, é preciso submeter os contratos à análise crítica, o que pode ser feito em três níveis. “A análise de consistências lógicas e de referências cruzadas, como a citação de um determinado anexo que não existe ou tem outra denominação. Essa análise é feita por equipe que não precisa ser especialista naquele perfil de empreendimento, com o auxílio de ferramentas de busca textual”, expõe.

Outra análise crítica é a de conteúdo, que visa identificar cláusulas como as irrealizáveis ou ‘leoninas’, ou ainda aquelas que simplesmente foram copiadas de contratos anteriores e nada têm a ver com o objeto em questão. Os profissionais, neste caso, devem ter experiência no tipo de projeto alvo do documento. “É o caso de um contrato que exigia uma série de ensaios em determinada obra de gasoduto.

O serviço, porém, não cabia à construtora contratada, especializada na área de engenharia civil. Somente uma pessoa com conhecimento desse tipo de obra identificaria o erro”, conta. Já a análise de contratos de dezenas de milhares de páginas, para ser feita com sucesso, requer recursos de softwares de análise qualitativa e computação cognitiva (“inteligência artificial”), que dispensam indexação e aceitam consultas em linguagem natural.

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CARTAS E ATAS

Mudanças de escopo acontecem no cotidiano de projetos de infraestrutura. Tamiazzo menciona, como exemplo, uma obra de metrô em que, no momento em que a equipe está cavando para descer o ‘tatuzão’, detecta que o terreno está encharcado de gasolina e óleo diesel do posto que existia no local.

“Isso pode mudar totalmente o método construtivo e o custo do empreendimento, entre outras consequências”, comenta. A documentação necessária para comprovação desse cotidiano são as cartas, atas e diários de obra. Uma obra típica de construção da linha de metrô pode gerar mais de 100 mil documentos de comunicação.

“Eles podem afetar profundamente o andamento da obra e, na hora que surge uma discussão sobre escopo, prazo, aquisições, é preciso recuperar essas informações. Até mesmo nos casos de acidentes, como ocorreu com a linha 4 do metrô paulistano, em 2007, a discussão jurídica é apoiada nessa documentação. Sem ela, o caso acaba indo para a arbitragem”, alerta.

O exemplo mostra a relevância da administração dos documentos de comunicação. Apesar da conscientização das construtoras e empreiteiras, é comum encontrar cartas e atas apenas listadas em planilhas Excel, em diretórios de rede ou em caixas postais de e-mail do computador de um único funcionário da empresa, nem sempre localizável quando necessário.

Uma obra de metrô, por exemplo, pode ter mais de mil subcontratadas, que alocam milhares de profissionais à obra. Para cada subcontratada são cerca de 30 documentos, registros e certidões, e igual número de cada profissional da mão de obra alocada. Ao longo da obra, isso representa centenas de milhares de documentos que devem ser gerenciados quanto à acuidade e devem estar facilmente disponíveis para apresentação à fiscalização Rivaldo Tamiazzo 

SUPRIMENTOS

Grandes empreendimentos envolvem dezenas ou até centenas de fornecedores de materiais e de mão de obra. Cada subcontratação implica em processos de seleção de fornecedores, formalização e gestão de subcontratos.

A legislação brasileira obriga as contratadas, tanto do setor público quanto do privado, a garantirem o cumprimento de obrigações fiscais pelos fornecedores, e trabalhistas quando abrangem mão de obra. Isso implica o monitoramento contínuo de dezenas de documentos legais. Esses controles são sujeitos à fiscalização e, se não estiverem conformes, impedem a realização de pagamentos às subcontratadas.

“Uma obra de metrô, por exemplo, pode ter mais de mil subcontratadas, que alocam milhares de profissionais à obra. Para cada subcontratada são cerca de 30 documentos, registros e certidões, e igual número de cada profissional da mão de obra alocada. Ao longo da obra, isso representa centenas de milhares de documentos que devem ser gerenciados quanto à acuidade e devem estar facilmente disponíveis para apresentação à fiscalização”, destaca Tamiazzo.

Adicionalmente, para cada fornecedor há documentos técnicos de especificações, relatórios de andamento, relatórios de medições, cartas, atas de reunião, entre outros.

“Arquivos em papel, diretórios de rede e listagens em planilhas são absolutamente insuficientes para tratar tal volume de documentos”, diz. Portanto, para a gestão da documentação de subcontratadas, são necessários recursos de bases de conhecimento similares aos aplicáveis à administração dos contratos da obra.

DATA BOOK

Obrigação contratual, até mesmo para a segurança da construtora, toda a documentação referente à obra deve ser consolidada num documento final, o Data Book. Aí se incluem os registros de comunicação, de compras de materiais, seguros, contratação de pessoal, documentos fiscais e técnicos.

Esse acervo varia de acordo com o tamanho e a complexidade do projeto, pode ter desde dezenas de milhares ou até mais de um milhão de documentos. “O problema é que usualmente se deixa para reunir esse extenso material no final da obra, quando deve ser entregue ao cliente. E, nessa ocasião, muita coisa pode estar perdida ou pulverizada em diversos locais”, fala.

O especialista recomenda fazer o registro desde o início da obra, tendo como premissa que o Data Book começa com a assinatura do contrato. O ideal é utilizar sistema online para facilitar a captura dos documentos e funcionar como repositório central disponível para consultas.

E, se for necessário examinar esses grandes volumes de dados e documentos para resolver pendências entre as partes envolvidas, poderá ser necessário lançar mão de ferramentas sofisticadas que tratam Big Data e permitem analisar rapidamente milhões de documentos.

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Redação AECweb / Construmarket


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Colaboração técnica

Rivaldo Tamiazzo – Engenheiro de Eletrônica pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Trabalhou em projetos pioneiros de telecomunicações públicas na Telepar (Paraná) e na DK Engenharia.

No grupo Promon, exerceu diversas funções técnicas e gerenciais nas áreas de telecomunicações, controle e automação e informática, e foi diretor da Promon Eletrônica.

É sócio-fundador da Multidoc Informática e Documentação Eletrônica, empresa que desde 1993 se dedica a sistemas de informações e de documentação eletrônica voltados para a gestão de empreendimentos e para a administração contratual de grandes projetos e obras de infraestrutura.

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