Entenda o que são as compras centralizadas e quais são os seus benefícios!
O setor de suprimentos desempenha um papel crucial no negócio da construção civil, impactando diretamente nos custos, na qualidade e na eficiência das obras.
Ele é responsável pelo fornecimento contínuo de insumos e materiais para os canteiros, negociando preços e prazos e garantindo o atendimento e a qualidade dos fornecedores.
Mas como fazer uma boa gestão de suprimentos, em uma indústria que depende de abastecimento contínuo e boas negociações para sua produção?
A seguir, confira como a adoção do modelo de compras centralizado pode ajudar a driblar esse desafio e a tornar as empresas mais competitivas.
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Como funciona a gestão de compras centralizada?
Diferentemente do sistema de compras descentralizado, no qual as compras são feitas por vários setores e profissionais diferentes, no modelo centralizado uma única equipe fica totalmente responsável pelas tarefas de cotação, aquisição e negociação dos melhores preços e prazos de produtos e serviços destinados às obras e aos escritórios.
Esse modelo é particularmente indicado em organizações com várias unidades de negócios ou, como é o caso da construção civil, com diversos empreendimentos sendo construídos e gerenciados ao mesmo tempo.
A ideia central é buscar a sinergia nas negociações, com ganhos de escala e melhor aproveitamento da ferramenta de compras.
Há dois tipos de sistemas. Um sistema totalmente centralizado, abrangendo as etapas de negociação com fornecedores e operacionalização dos pedidos e acompanhamento das entregas nas unidades ou nos canteiros, e um modelo misto.
No último, a definição das políticas de compras e as negociações de insumos estratégicos são centralizadas, mas a efetivação das compras cabe às unidades de negócios, que ficam mais livres, inclusive para formatar os contratos quando necessário.
Por que investir na centralização das compras?
Quando bem estruturado, o setor de suprimentos é fundamental para as empresas que pretendem ser competitivas no setor da construção civil.
É esse setor que define o que deve ser adquirido, compara os fornecedores, define as melhores propostas, realiza as ordens de compras e os pagamentos.
Com uma boa gestão de compras, fica muito mais fácil alcançar redução dos custos e de prazos de entrega, aumentando a lucratividade e até mesmo garantindo a sobrevivência de uma empresa no mercado.
A adoção do modelo centralizado de compras para abastecer os canteiros e os escritórios pode ser uma boa estratégia para alcançar bons resultados.
Um dos maiores benefícios de contar com uma estrutura de compras integralmente centralizada é a possibilidade de ter uma a visão global de toda a operação.
Poder de negociação e bom relacionamento com os fornecedores
Na prática, a compra centralizada aumenta o poder de negociação, reduzindo não apenas os preços unitários, como o custo total da aquisição. Quanto maior for o volume negociado de uma única vez, mais favorável será o preço da contratação.
Com uma equipe de compras especializada, é possível atingir os melhores preços e melhorar as etapas de planejamento e acompanhamento das compras.
Como os dados das compras centralizadas são coletados a partir de um único setor, é possível verificar e ter um controle maior do desempenho do departamento, além de calcular o total economizado em cada negociação e fazer ajustes quando necessário.
Por fim, a relação com os fornecedores pode melhorar bastante no modelo de compras centralizadas. O relacionamento entre fornecedor e comprador tende a ficar mais próximo e alguns descontos ou regalias podem ser mais facilmente conquistados.
Mas vale lembrar que nesse modelo o número de procedimentos pode ser maior. Os processos geralmente são menos flexíveis e mais burocráticos, e os prazos de entrega também podem ser mais esticados.
Cuidados na compra centralizada
A gestão de suprimentos centralizada pode contribuir bastante nas etapas de planejamento e acompanhamento das compras.
Mas para que ela seja, de fato, benéfica para as construtoras e incorporadoras, é preciso que o gestor de suprimentos observe alguns cuidados.
Antes de qualquer aquisição de materiais e suprimentos, é necessário estruturar um planejamento eficaz de custos, contendo três pontos fundamentais: o desenho do plano de compra, o orçamento devidamente calculado para a aquisição dos insumos e materiais e a definição das atribuições de cada profissional envolvido no processo.
O ideal é sempre contar com bons profissionais de compra. Eles devem ser menos direcionados às tarefas de cotação e mais focados na negociação de valores e prazos.
As etapas de cotação e avaliação dos melhores preços, geração e gerenciamento dos pedidos pode ser feita com sucesso com a ajuda de softwares específicos para isso, como é o caso do Construcompras, da Construmarket.
A plataforma permite fazer solicitações de orçamentos junto aos fornecedores de materiais e serviços antes e durante a obra. Com ela, também é possível comparar os preços entre eles, possibilitando às empresas reduzir custos sem perder a qualidade.
Através de um mapa comparativo, o gestor de compras pode ter acesso às respostas das cotações e visualizar com maior clareza preços, condições e prazos, além de fazer outras análises.
Vantagens de centralizar a área de suprimentos:
- Facilita o planejamento e o acompanhamento das compras;
- Padroniza processos e procedimentos;
- Fortalece a marca da empresa junto ao mercado fornecedor;
- Aumenta o poder de barganha;
- Reduz a base de fornecedores;
- Proporciona uma gestão mais eficiente de contratos e fornecedores;
- Alcança um saving mais agressivo;
- Possibilita organizar equipes de compras por categorias;
- Identifica oportunidades através da consolidação de demandas.
Conclusão
A gestão de suprimentos centralizada permite um planejamento muito mais efetivo das compras, cuidado essencial para garantir que a linha de produção dos canteiros continue em plena atividade.
Quando feita por profissionais competentes, pode aumentar consideravelmente o poder de negociação das construtoras, diminuindo custos e aumentando a lucratividade dos negócios.
Mas não se esqueça de que essa modalidade de compra tem características bastante específicas e exige que as construtoras e incorporadoras contem com compradores especialistas em negociações.
E mais: não abra mão de usar um bom software de gestão de suprimentos que auxilie esses profissionais, como o Construcompras, maior plataforma para compra e venda de materiais e serviços para a construção civil no Brasil.
TEXTO: Gisele Cichinelli