O importante no planejamento de compras é deixar claro que o profissional de compras não é o definidor das especificações. “Não é ele quem determina o material a ser comprado, ele apenas negocia. Antes do processo de compras, é preciso saber da necessidade, da definição exata do que o projeto precisa. Uma boa negociação está aliada a um bom planejamento. O comprador precisa ter ciência de que, em algum momento, negociar o todo pode resultar em poder de barganha maior do que negociar por partes”, afirma Paulo Sergio de Arruda Ignácio, professor de Economia e Gestão da Faculdade de Ciências Aplicadas da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).
Um bom planejamento do projeto consegue vencer toda a sua necessidade, conciliando as negociações com a questão logística. Segundo o professor, há construtoras que levam para o canteiro de obras somente os materiais que serão usados. Isso ajuda na segurança, uma vez que há muitos roubos em obras e podem ocorrer quebras e extravios de material, quando parado por muito tempo.
“A primeira função do profissional de compras é entender como está planejado o projeto, principalmente o executivo; e como está delineado o empreendimento, a construção em si. Sem isso, o comprador vai tentar fazer boas negociações, mas em alguns momentos acertará e, em outros, errará. Com grandes chances de ter mais erros do que acertos”, explica.
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ESTRUTURA DE COMPRAS
A estrutura e organização da área de compras e suprimentos depende do tamanho da construtora. “Existem empresas que abrem muitos empreendimentos simultaneamente, com possibilidade de gerar um maior poder de barganha. Em pequenas obras, muitas construtoras compram direto das lojas de material de construção. Já em grandes, elas vão direto na fonte, no fabricante. Em vez de comprar 50 latas de tinta no distribuidor, adquirem 100 diretamente do fabricante”, comenta o professor.
Segundo ele, a estrutura de compras deve ser centrada (o máximo possível) em especialistas. “Não recomendo a estrutura de compras por projeto, mas o controle de custos por projeto. Trata-se de planejamento consolidado. Imagine as obras 1, 2 e 3. A 1 vai precisar de 100 m³ de areia fina, enquanto a 2 e a 3, de 200 m³ cada. Ao comprar individualmente, as chances de uma boa negociação diminuem, porque o custo é menor. Já ao adquirir em lotes maiores, o poder de barganha aumenta pela escala”.
COMPRAS X ENTREGAS
A entrega não precisa ser feita de uma vez só. Pode ser realizada em etapas, conforme a demanda da obra. Até porque, dependendo da quantidade do material, o fornecedor provavelmente não dispõe de tudo para pronta entrega. Mas, ao saber a quantidade que deve produzir ao longo de determinado tempo, o fornecedor consegue se programar para atender de forma eficiente.
“Cria-se assim um ritmo de trabalho melhor, com menor nível de estoque na obra e melhor aproveitamento do poder de barganha. Essa é a função do comprador de uma construtora: ser um bom negociador. Entender as oportunidades e o momento certo de fechar a compra. Não podemos atribuir ao profissional de compras a responsabilidade técnica do projeto, mas sim exigir dele a necessidade de garantir a disponibilidade do material na obra”, comenta o professor.
A compra por material proporciona um poder de barganha do lote, mas o fato de comprar em grandes quantidades não significa entregar da mesma forma. “O ideal não é ter uma compra por material, mas uma entrega por empreendimento, de acordo com a necessidade. Em um prédio, por exemplo, é possível dividir o recebimento dos materiais por partes, enviando os itens necessários para a construção do primeiro andar, depois do segundo e assim sucessivamente”, explica Ignácio.
A compra por empreendimento depende muito da regionalização da obra. “Obras de grandes distâncias não justificam, muitas vezes, fazer o movimento logístico. É possível fazer a compra local, adquirindo recursos mais próximos da construção, como areia e ferragens. Inclusive o uso de plataformas logísticas e centros de distribuição, que auxiliam nesse processo, também podem ser vantajosos. Como o próprio fabricante ou distribuidor parceiro terem unidades locais próximas da obra que facilitem a entrega”, afirma o professor.
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ESTRATÉGIAS ALINHADAS
A melhor maneira de garantir que o departamento de compras e suprimentos esteja alinhado às estratégias da construtora é participando das decisões juntamente com a direção da empresa. “Normalmente, a alta administração tem a linguagem do dinheiro, da rentabilidade. E na operação, na obra, a linguagem é outra. As pessoas querem material, pessoas, tempo. São várias as necessidades existentes. A ideia é que um gerente, alguém com uma função intermediária e até uma diretoria, traduzam as necessidades da linguagem do dinheiro para a linguagem das coisas”, comenta Ignácio.
O professor explica que o comprador, muitas vezes, está alinhado com a linguagem do dinheiro. “Ele busca sempre o melhor e menor custo. O que significa – na ótica dele –, que o melhor custo é o menor. Mas nem sempre isso é real. Porque além do preço do produto em si, existem uma série de outros custos agregados, os chamados custos logísticos, como transporte, a perda do produto dentro do canteiro, entre outros. Dependendo do tipo de gerenciamento pode haver um impacto de até 20% no valor do produto. Se o comprador gastou R$ 100 na compra de um material, pode ser que ele gaste mais R$ 20 para manter esse produto conservado até o mês de uso. Isso não acontece com todas as empresas, é claro, mas algumas, infelizmente, não possuem essa estrutura organizada. Pensam que a obra é o único recurso, ocupando o terreno de todas as formas e descarregando todo o material no terreno”.
De acordo com Ignácio, o setor de compras e suprimentos deve ter uma margem de controle por parte da direção da construtora. “É um elemento importante da organização. Há o lado que pensa, o que compra, e o que vende. Esse, normalmente, acrescenta receita. É onde a empresa ganha. Mas é preciso olhar muito particularmente para o lado que gasta. Em algumas empresas, é possível identificar que a função de compras foi transferida para um especialista da área. Acontece de o comprador, no entusiasmo, substituir o produto classe 1 pelo produto classe 2, com preço menor, e acabar comprometendo a qualidade do projeto que, muitas vezes, só será percebida mais tarde, podendo chegar até a comprometer a estrutura”.
PREJUÍZOS DA MÁ ORGANIZAÇÃO
São vários os riscos de uma má organização na área de compras e suprimentos em uma construtora. “O primeiro é a falta do material, descontrole na entrega, a má negociação ou a especificação do produto não ficar clara para o fornecedor ou para quem está movimentando esse material. O segundo risco é a qualidade do produto. Essa ótica do menor custo, com qualidade inferior, pode gerar dois impactos: aumentar o consumo do produto como resina ou massa, por haver uma perda maior, e o comprometimento da estrutura do produto, o que é mais grave. Por isso, é importante o processo de verificação, de auditoria do material que é entregue e de como o planejado acabou sendo executado. Isso garante a inexistência de divergências gritantes no processo da obra”, diz o professor.
“O aumento do conteúdo técnico das obras verificado nos últimos anos passou a exigir estruturas de compras mais complexas, e pessoas mais habilitadas, que consigam entender as especificações e o poder da barganha. O comprador precisa conhecer o produto, inclusive, para poder dialogar em uma contraoferta de negociação”, afirma Ignácio.
Segundo o professor, observa-se muito, tanto em construtoras quanto em outros segmentos, alguns níveis de especialidade. “Há um comprador com um grau sênior e uma equipe de apoio treinada para cuidar da parte de documentação, de processos burocráticos de registro e autorizações. Assim, o profissional passa a ter mais tempo para ser um negociador responsável por prospectar fornecedores, parcerias e novas oportunidades de contratos. E, inclusive, em relação ao contrato, é importante o profissional também ter um suporte jurídico, conferindo garantias para a construtora. A complexidade de informações que o comprador precisa ter exige que ele entenda da concepção técnica”.
O professor ainda conclui que “A implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade nas construtoras colabora para uma boa estrutura de compras. Eles solicitam que os requisitos sejam atendidos e auxiliam o processo organizacional da empresa”.
Redação AECweb / Construmarket
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Paulo Sergio de Arruda Ignacio – é doutor em Engenharia Civil pelo LALT/DGT/ FEC/UNICAMP (2010), na área de Engenharia de Transportes. Possui graduação em Engenharia de Produção Mecânica pela Universidade Metodista de Piracicaba (1985) e mestrado em Gestão da Qualidade pelo IMECC (2001).
É professor doutor da FCA – Faculdade de Ciências Aplicadas, da UNICAMP – Universidade Estadual de Campinas. E referee adhoc em periódicos. Possui artigos publicados em revistas e congressos. Tem experiência acadêmica e consultoria em gestão de operações e serviços, com ênfase em gestão de operações, logística, gestão da cadeia de suprimentos, produtividade, armazenagem, qualidade e medição do desempenho, com modelagem de sistemas.